Beschlussvorschlag:

Gem. § 11 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule  den Zwischenbericht zum 31. März 2013 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen.

Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Spalte „Jahresprognose“ ist, wie auch von der Kämmerei gewünscht, eingefügt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose im Vergleich gegenüber gestellt mit den ebenfalls sich daraus ergebenden Abweichungen.

Zu der Prognosespalte ist festzuhalten, dass zum jetzigen Zeitpunkt nur in den Positionen  Anpassungen vorgenommen wurden, die mit den Ergebnissen in den jeweiligen Positionen des vorläufigen Jahresabschlusses 2012 korrespondieren bzw. besser oder schlechter abgeschlossen haben und kalkulierbar sind.

Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmerentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. 

Zu 2.:

Die vermehrten Erträge bei Studienfahrten stehen in direktem Zusammenhang mit den erhöhten Aufwendungen in dem Bereich (Position 9).

Zu 4.:

Die Zahlung von Drittmitteln ist an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Auch hier werden die Mittelabrechungen für das 1. Quartal in der Regel erst im 2. Quartal zugewiesen. Projektanträge z. B. für die 8. Förderphase der ESF-Mittel im Schulabschlussbereich und für die Vertiefte Berufsorientierung (VBO) laufen bzw. befinden sich noch in der Bewilligungsphase seitens des Fördermittelgebers.

Zu 5.:

Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Es stehen noch Erträge wie die Einnahmen aus Werbung des Vorlesungsverzeichnisses aus.

Aufwendungen:

Zu 1.:

In der Hochrechnung des Quartalsansatzes zum 31.03. sind ebenfalls die anteiligen Sonderzuwendungen zum Jahresende enthalten, die jedoch noch nicht im Ist ausgezahlt sind. Außerdem sind im Ansatz für Projekte Personalkosten eingeplant, die jedoch erst dann anfallen würden, wenn diese Projekte bewilligt wären.

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt, ähnlich wie bei den Teilnehmerentgelten, nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch erwartet, auch z.B. durch nicht volle Auslastung bei den bereits laufenden Maßnahmen, dass der Planwert in der Höhe nicht aufzuwenden sein wird.

Zu 3.:

Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen.

Zu 4.:

Durch Preissteigerungen und Anmietung externer Räume wie bei EMMi werden die Aufwendungen für Energiekosten steigen. 

Zu 6.:

Die Jahresrechnungen der Versicherungen werden überwiegend bereits im 1. Quartal des Jahres gezahlt.

Zu 7.:

Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen.

Zu 9.:

Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung der Studienreisen anfallen.

Zu 10.:

Diese Position beinhaltet ebenfalls die Aufwendungen für die geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWG), die im  Berichtszeitraum im wesentlichen noch nicht angefallen sind.

Zu 11.:

Es stehen noch einige Rechungen für das 1. Quartal aus.

Zu 12.:

Diese Position enthält auch die Servicekosten der regio it für das Projekt EMMi, die jedoch durch Drittmittel gedeckt sind.

Zu 13.:

Es wurden im ersten Quartal des Berichtszeitraumes weniger Dienstreisen und Fortbildungen getätigt als im 3/12 Ansatz geplant.

Zu 14.:

Im Ansatz enthalten waren u. a. noch die Nebenkosten, die jedoch zu der Position „Mieten“ verlagert wurden.

Zu 15.:

Zu dieser Position wurden nachträglich auch die Abrechnung der Nebenkosten verlagert. Außerdem enthält sie auch die Nebenkosten der Tempelhoferstraße. Der Mehraufwand wird in der Jahresprognose berücksichtigt.

Zu 16.:

Es fanden bisher keine Umzüge statt.

Zu 17.:
Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen.

Zu 18.:

Es waren bisher keine weiteren Reparaturen notwendig.

Zu 22.:

Hier wurden für das Projekt EMMi Unterrichtsmöbel angeschafft. Dieser Mehraufwand ist durch Drittmittel gedeckt.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

In dem Berichtszeitraum wurden wiederum einige Projekte beantragt, hauptsächlich für den Bereich  der Schulabschlüsse sowie eine Grundtvig-Lernpartnerschaft.

Ebenfalls wurde die Volkshochschule als Trägerin von AZWV-Maßnahmen (Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung) durch den TÜV Rheinland für die Maßnahme EDV-Medizin-Assistentin auditiert.

Die Sichtung von Förderprogrammen und damit die Akquisition von Projekten wird weiter vorangetrieben.

Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt.

Die Darstellung des Geschäftsverlaufs wurde leicht verändert. In den vergangenen Jahren wurden die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters mit den Durchschnittswerten aller Semester verglichen. Weiterhin wurden die beiden Semester mit den jeweils höchsten und niedrigsten Anmeldezahlen dargestellt.

Zukünftig werden die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters mit den Durchschnittswerten der letzten 5 Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen 1. und 2. Semester der letzten 5 Jahre gesondert dargestellt.

Es ist nur der Zeitraum von 5 Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um damit die Darstellung aktueller zu halten.

Im übrigen wird –wie bereits eingangs erwähnt- in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Entf.