Entscheidungsvorlage - E 26/0144/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss stimmt gemäß § 6 Abs. 2b der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen dem Umbau des „Bürgerservices“ in der vorgesehenen Form zu.

Erläuterungen:

Die räumliche Situation des Bürgerservice Bahnhofplatz ist bereits in der Sitzung des Personal- u. Verwaltungsausschusses am 19.08.2009 thematisiert worden. Der Aufbauprozess des Bürgerservices hat verdeutlicht, dass die örtlichen Gegebenheiten den Belangen der Besucher und der Mitarbeiter nicht mehr entsprechen. Dies ist auch Ergebnis eines noch im FB 32 durchgeführten Projektes zur Gesundheitsförderung und Forderung der Unfallkasse NRW seit 2008.

Daher wurden in 2009 Untersuchungen und Vorplanungen vorgenommen, die zu einer Verbesserung der Situation führen sollten.

Mittel in Höhe von 778.399,54€ standen für den Umbau, für das Mobiliar und für die Planungskosten im Produkt 02.10.01. des FB 12 im Haushaltsjahr 2013 zur Verfügung. Da die Maßnahme bereits begonnen wurde, ist eine Ermächtigungsübertragung möglich.

Ein Betrag in Höhe von 3.600,46€ wurde zur Beschaffung und Installation eines Aufrufanlagesystems für den Bürgerservice Katschhof und Bahnhofplatz auf Antrag von FB 12 auf die entsprechende Finanzposition verlagert.

Laut Auskunft von E 26 entstehen nach dem Umbau keine erhöhten Folgekosten, sondern lediglich die Folgekosten, die bereits im allgemeinen Zuschuss an E 26 enthalten sind.

Die zur Verfügung stehenden Mittel entstammen einer Planungsstudie mit zugehöriger Kostenschätzung des Architekturbüros hks Architekten, welche den zwischenzeitlich durchgeführten Überlegungen und Haushaltskonsolidierungsbemühungen nicht mehr entsprechen.

Das durch FB 12 verfasste Pflichtenheft mit den nachfolgend kurz zusammengefassten Prämissen ist unter Berücksichtigung aktueller Erkenntnisse in die Planung überführt und dem AGS u. GPR sowie dem Datenschutzbeauftragten vorgestellt worden:

•              Beibehaltung der räumlichen Trennung von Wartebereich im bestehenden Foyer des Verwaltungsgebäudes und Schalterbereich

•              Beibehaltung und. weiter unveränderte Nutzung der Infotheke im Foyer als Anlaufstelle für den Bürger

•              Einbeziehung der bestehenden Aufrufanlage

•              Vorsehen von technischen Anschlüssen zur Aufstellung von Bürgerterminals im Foyer sowie der Speed Capture Station (Fotokabine) im Foyer oder optional im Großraum

•              Optimierung der raumklimatischen Verhältnisse (Lüftungsanlage, Beleuchtungstechnik, Bodenbeläge)

•              Einrichtung von, den Anforderungen des AGS entsprechenden, Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der standortübergreifenden Corporate Identity des FB 12

•              Beibehaltung und Modernisierung der Einzelbüroräume im Großraum

•              Organisatorische Trennung von Front-/ u. Backoffice-Arbeitsplätzen mit der Möglichkeit der Zuschaltung einzelner Arbeitsplätze für den Kundenbetrieb

•              Einrichtung von 3 Teamleiterbüros

Die aus der Anlage ersichtliche Entwurfsplanung erfüllt diese Anforderungen und ermöglicht darüber hinaus:

•              die Einrichtung eines neuen, angemessenen Personalrückzugsraumes,

•              die Verbesserung des zweiten baulichen Rettungsweges über einen ebenerdigen Austritt durch den bisherigen Pausenraum (bis dato über Fluchtfenster),

•              die eindeutige Zonierung und Unterscheidung zwischen Bewegungsflächen für den Bürger und Mitarbeiterbereichen, die in ihrer Anordnung und Ausgestaltung gleichzeitig Schutzfunktion übernehmen

•              die Freihaltung des Entrees im Großraum als Orientierungszone für den Bürger

Die Maßnahme beinhaltet weiterhin die Erneuerung von Funktionsdecke und Beleuchtungstechnik sowie die Anpassung der Lüftungsanlage und die Erneuerung der Oberböden.

Flankierend wird im Zuge des Umbaus der baulich-konstruktive Brandschutz begrenzender Bauteile untersucht und nach Erfordernis aus Mitteln der Maßnahme ertüchtigt.

Die bauliche Realisierung ist für das zweite Halbjahr 2014 vorgesehen und wird ca. 3 Monate in

Anspruch nehmen. Währenddessen wird die Verwaltungseinheit temporär im ungenutzten Bistro

untergebracht.

Die Kosten für die temporäre Einrichtung des Einwohnermeldeamtes in den Bistroräumlichkeiten betragen ca. 18.000,-- € brutto. Auch hierfür wurden bereits vorbereitende Leistungen erbracht, sodass für das Haushaltsjahr 2013 Mittelbenötigt werden. Da es sich um eine Fortsetzungsmaßnahme handelt, wäre eine eventuelle Ermächtigungsübertragung in das Haushaltsjahr 2014 möglich.

Die der aktuellen Planung angepasste Kostenschätzung schließt inklusive Nebenkosten

mit 703.957,-- € brutto.

Diese setzen sich in Anlehnung an die DIN 276 wie folgt zusammen:

•              3er Kosten (Bau)              401.194,36 €

•              4er Kosten (Technik)              109.615,48 €

•              6er Kosten (Ausstattung)              85.653,23 €

•              7er Kosten (Planung)              107.493,63 €

Siehe hierzu auch Anlage 1, Kostensicherheit durch Planungstiefe.

Das Anhörungsverfahren der Personalvertretung gemäß § 75 LPVG ist erfolgt. Im Nachgang wird ebenfalls das Beteiligungsverfahren gemäß § 72 LPVG durchgeführt.

*1)              Laut 26 entstehen nach dem Umbau des Bürgerservice keine zusätzlichen Folgekosten als diejenigen, die bereits im allgemeinen Zuschuss an E 26 enthalten sind.