Empfehlungsvorlage (inaktiv) - FB 11/0016/WP17

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen für den Stellenplan 2015 die Einrichtung einer, zunächst bis zum 31.12.2015 befristeten, halben Sachbearbeiterstelle zur Erfassung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen infolge der Änderung des Verfahrens bei Krankmeldung, ausgewiesen nach Entgeltgruppe 5 TVöD, zu beschließen.

Erläuterungen:

Das Verfahren bei Krankmeldungen in der Stadtverwaltung Aachen musste aufgrund der Beanstandung durch den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) angepasst werden.

In einer Arbeitsgruppe wurden daher die Regularien zum Ablauf bei Krankmeldungen, insbesondere die Vorlage der Atteste, den vorgegebenen engen Grenzen des LDI NRW entsprechend, neu festgelegt und der § 18 der Dienstanordnung der Stadt Aachen (Erkrankung) sowie die Merkblätter zum Verhalten im Krankheitsfall geändert.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigen ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer wie bisher beim direkten Vorgesetzten an. Damit ist ihre Meldepflicht erfüllt. Vertretungsregelungen und Dienstplanänderungen können im Sinne eines geordneten Dienstablaufs zeitnah geregelt werden.

Die Arbeitsunfähigkeitsnachweise werden jedoch zukünftig ausschließlich an die personalsachbearbeitende Stelle gerichtet. Dies ist für alle Beamtinnen und Beamten sowie für alle Beschäftigten der Kernverwaltung der Fachbereich Personal und Organisation (Team FB 11/120), für die Beschäftigten der Eigenbetriebe der jeweilige Eigenbetrieb.

In den Dienststellen erfolgt die Ersterfassung der Krankmeldung in SAP-HCM  durch die dezentralen Zeitbeauftragten. Abhängig von der Meldung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters  wird unterschieden in „krank ohne Attest“ für die Fälle, in denen aufgrund der Dauer der Erkrankung kein Attest vorgelegt werden muss und „krank vorläufig ohne Attest“ für die Fälle, in denen ein Arztbesuch und eine Attestvorlage avisiert werden.

Im FB 11 als der personalsachbearbeitenden Stelle für die Kernverwaltung wird nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung der Eintrag „krank vorläufig ohne Attest“ in „krank mit Attest“ abgeändert.

Der Gesamtpersonalrat hat der Änderung des Verfahrens zugestimmt und auch der Datenschutzbeauftragte der Stadt Aachen hat keine Bedenken geäußert.

Innerhalb des FB 11 ist der Geschäftsprozess so vorgesehen, dass die Sachbearbeiter/innen des Teams 120 - Personalabrechnung entsprechend ihrer Zuständigkeit für die einzelnen Fachbereiche und Ausweisung auf den Gehalts-/Bezügemitteilungen als Empfänger für die AU-Bescheinigungen dienen sollen. Die Erfassung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in SAP-HCM, die Klärung zu anrechenbaren Vorerkrankungen mit Krankenversicherungen sowie die Festsetzung der Entgeltfortzahlung und die Erfassung von Krankengeld sollen jedoch zentral auf einer Sachbearbeiterstelle innerhalb des Teams 11/120 erfolgen. Die für die Personalabrechnung zuständigen Sachbearbeiter/innen übernehmen im Abwesenheitsfall die Vertretung für ihren Zuständigkeitsbereich.

Im vergangenen Jahr 2013 wurden für die gesamte Stadtverwaltung Aachen 9.668 AU-Zeiträume mit Attest erfasst (Eigenbetriebe: 3.084; Kernverwaltung: 6.584). Diese Zeiträume entsprechen nicht der Zahl der eingereichten AU-Bescheinigungen; vielmehr kann ein Zeitraum einige bis sehr viele AU-Bescheinigungen beinhalten (Beispiel: 6-monatige Erkrankung mit Vorlage von AU-Bescheinigungen für je zwei Wochen).

Da die Verfahrensänderung zur Bündelung dieser Tätigkeiten insofern zu einer neuen, dauerhaften Aufgabe bei FB 11 führt, ist mangels anderer Kompensationsmöglichkeiten die Einrichtung einer Planstelle erforderlich. Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung die, zunächst bis zum 31.12.2015 befristete, Einrichtung einer halben Stelle mit der Ausweisung nach EG 5 TVöD, vor. Im Laufe des Jahres 2015 ist dann auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse eine qualifizierte Personalbedarfsprüfung vorzunehmen, um über eine dauerhafte Stelleneinrichtung entscheiden zu können.

Der Antrag wird seitens Dezernat V ausdrücklich unterstützt.

Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung wird gemäß § 65 LPVG durch Übersendung einer Durchschrift dieser Vorlage parallel unterrichtet.

Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten für die Einrichtung einer neuen halben EG 5 - Stelle. Gemäß KGSt-Materialien 2013/2014 sind hierfür jährlich 21.000 € anzusetzen. Für die Darstellung wurden für das Haushaltsjahr 2014 die entstehenden Personalkosten anteilig für vier Monate (September bis Dezember) berechnet.

Für das laufende Haushaltsjahr 2014 ist eine Deckung über den Personalkostenverbund vorhanden; ab dem folgenden Haushaltsjahr 2015 ist bislang keine Deckung gegeben, sodass die Personalkosten zunächst ebenfalls aus den Mitteln des Personalkostenverbundes zu tragen sind. Ggf. erfolgt eine anteilige Deckung über die "Leistungsverrechnung" mit den Eigenbetrieben durch den Verwaltungskostenbeitrag. Die Anpassung des Verwaltungskostenbeitrags ist derzeit seitens FB 20 geplant.