Entscheidungsvorlage - E 26/0012/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss stimmt gemäß § 6 Abs. 2b der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen, dem Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 16.09.2014 folgend, dem Umbau des „Bürgerservice Hackländer Straße 1“ in der Variante 2 zu.

Erläuterungen:

Der PuVA hat in seiner Sitzung vom 07.05.2014 den Beschluss gefasst, die Renovierung des Bürgerservice Hackländer Straße 1 unter Einbeziehung der zurzeit ungenutzten Kantine durch die Verwaltung untersuchen zu lassen.

Dem vorangegangen war im Jahre 2009 als Ergebnis eines durch FB32 durchgeführten Projektes zur Gesundheitsförderung und einer Forderung der Unfallkasse NRW eine Voruntersuchung zur Verbesserung der Arbeitsplatzsituation durch ein Maßnahmenpaket im Umfang von 778.399,54 € (für Planung, Brandschutzertüchtigung, Umbau und Mobiliar).

Diese Mittel in Höhe von 778.399,54 € stehen seit dem im „Produkt 02.10.01“ zur Verfügung.

Laut Auskunft von E 26 entstehen nach dem Umbau keine erhöhten Folgekosten, sondern lediglich die Folgekosten, die bereits im allgemeinen Zuschuss an E 26 enthalten sind.

Grundlage dieses Maßnahmenkataloges war ein Lastenheft des FB12 mit folgenden Eckpunkten:

•          Beibehaltung der räumlichen Trennung von Wartebereich und Schalterbereich

•          Beibehaltung und weiter unveränderte Nutzung der Infotheke im Foyer als Anlaufstelle für den Bürger

•          Einbeziehung der bestehenden Aufrufanlage

•          Vorsehen von technischen Anschlüssen zur Aufstellung von Bürgerterminals sowie einer Speed Capture Station (Fotokabine)

•          Optimierung der raumklimatischen Verhältnisse (Lüftungsanlage, Beleuchtungstechnik, Bodenbeläge)

•          Einrichtung von, den Anforderungen des AGS entsprechenden, Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der standortübergreifenden Corporate Identity des FB 12

•          Beibehaltung und Modernisierung der Einzelbüroräume im Großraum

•          Organisatorische Trennung von Front-/ u. Backoffice-Arbeitsplätzen mit der Möglichkeit der Zuschaltung einzelner Arbeitsplätze für den Kundenbetrieb

•          Einrichtung von 3 Teamleiterbüros

Um die durch den Fachbereich Bürgeramt (FB12) für April 2014 geforderte Umsetzung der Maßnahme zu gewährleisten, wurde kurzfristig für die Sitzung des PuVA am 13.11.2013 eine Planung (im Weiteren als Erstentwurf/ Ursprungsplanung bezeichnet) erarbeitet, die unter Zustimmung der beteiligten Dienststellen (B17, FB12, Personalrat) mit einer Kostenschätzung von insgesamt ca. 704.000,- € schloss.

Detaillierte und konkrete Kenntnisse zum baulich-konstruktiven Brandschutz waren angesichts der zeitlichen Enge nicht verfügbar; die Kosten wurden daher mit Kenngrößen pauschal eingearbeitet.

Nach der Vertagung des Themas am 13.11.2013 und 08.01.2014 wurde mit Beschluss des PuVA vom 07.05.2014 durch das Gebäudemanagement unter der Maßgabe der Kostenersparnis zeitgleich eine Variantenplanung sowie die dezidierte Untersuchung des statisch-konstruktiven Brandschutzes und der Entfluchtungssituation an externe Planer und Fachgutachter beauftragt. Dabei wurde auch die aus Kostensicht wichtige Frage endgültig geklärt, ob für die vorhandene Ausprägung der Deckenkonstruktion im Erdgeschoss gerade hinsichtlich brandschutztechnischer Notwendigkeiten irgendeine Art von „Bestandsschutz“ existiert.

Dies ist nach Aussage sämtlicher Fachexperten (Bauaufsicht, Feuerwehr und Fachgutachter) nicht der Fall (s. Pkt. 3). Daher besteht faktisch schon jetzt ein genehmigungsloser Zustand und sind hier zwingend kurzfristig Brandschutzmaßnahmen zu ergreifen.

Hiermit werden dem PuVA kostenseitig in tabellarischer Form sowie zeichnerisch die Ergebnisse zur Kenntnis gebracht (siehe hierzu auch Anlage 1, Kostensicherheit durch Planungstiefe).

Ergebnisse: Übersicht und Varianten mit Auswirkungen

1. Eine Kosteneinsparung ist aufgrund der jetzt dezidiert zu beziffernden, erheblichen Umfänge der Brandschutzanteile an der Maßnahme ausschließlich durch Änderung/ Reduzierung organisatorischer Anforderungen (Wegfall von Teamleiterbüros; Ersatz durch einen Besprechungsraum) oder durch Abweichung in Sachen Corporate Identity (Arbeitsplätze) erreichbar. Das Einsparpotential beträgt variantenübergreifend „nur“ ca. 50.000,- €.

2. Die Schaffung eines zweiten baulichen Rettungsweges aus dem Bürgerservice als Ersatz für die zur Zeit genehmigten Notausstiege über Fenster, wie durch die Unfallkasse und durch die fachtechnische Stellungnahme des externen Ing.-Büros gefordert, wird in jedem Fall umgesetzt und im Bereich des jetzigen Sozialraumes verwirklicht. Der räumliche Ersatz ist in allen Entwurfsvarianten obligatorisch.

3. Die Standfestigkeit der Bestandsdecken (Stahlträger- u. Stützen) im Brandfall ist nach eingehender Untersuchung nicht ausreichend. Der Bereich des Einwohnermeldeamtes genießt zugleich keinen Bestandsschutz, da bereits mit Umbau des Foyers sowie der Kantine in die Konstruktion eingegriffen wurde und Maßnahmen erfolgten, welche die weitere, durchgehende Ertüchtigung der Decke als F90 (wie im übrigen Gebäude bereits flächendeckend durchgeführt), zwingend zur Folge hat.

Nur mit dem Wissen um die Notwendigkeit einer direkt im Anschluss daran erfolgenden (so war es ursprünglich angedacht) Gesamt-Modernisierung des Einwohnermeldeamtes wurden diese Eingriffe mit dem Ziel, kostenmindernd Synergien abzugreifen, zeitlich nach hinten verschoben. Eine weitere Verzögerung der Umsetzung der Brandschutz-Maßnahmen ist baufachlich und genehmigungstechnisch nicht mehr verantwortbar.

Die direkte Folge ist bei allen Entwurfsvarianten die vollständige Demontage und Erneuerung von Abhangdecke, Beleuchtungstechnik, Lüftungsverrohrung u. Elektroinstallation über die gesamte Fläche von ca 560 qm. Der Kostenanteil Brandschutz und daraus resultierender Gewerke beträgt bei allen Varianten ca. 280.000,-  €.

4. Die Varianten 1-2 basieren aufgrund inhaltlicher Übereinstimmung mit Nutzerwunsch, Datenschutz und den Anforderungen von AGS u. Unfallkasse NRW auf der Vorgänger-Planung, was die Anordnung der Möblierung sowie die Einrichtung von Teamleiterbüros u. eines Pausen-/ Sozialraumes angeht.

Variante 3 optimiert Anordnung und Anzahl der Front-Office-Arbeitsplätze aufgrund der Auslagerung der Backoffice-Arbeitsplätze in die umgenutzte Kantine. Alle Varianten weisen gemäß Abstimmung mit dem Nutzer die Pförtnerloge als Infopunkt für die Besucher des Bürgerservice aus. Die Einrichtung eines gesonderten Infopunktes wird angesichts der räumlichen Enge und der erheblichen Kosten nicht weiter untersucht.

Variante 1:

-          entspricht im Wesentlichen der Ursprungsplanung, allerdings unter Berücksichtigung der aktuellen, detaillierten Erkenntnisse in Sachen Brandschutz und schließt mit ca. 750.000,-€.

Variante 2:

-          übernimmt im Bereich des Bürgerservice die Arbeitsplatzorganisation des Erstentwurfes, deklariert unter minimalen Aufwendungen jedoch die jetzige Kantine zum Wartebereich nach Rückbau der temporären Bürgerservice-Anlaufstelle während der Bauarbeiten. Das Foyer fungiert fortan als Pufferzone und Verteiler. Es ist ein Sozialraumersatz für das Verwaltungsgebäude durch Zusammenlegung zweier Büroräume im 3. OG vorzusehen. Die Kosten belaufen sich auf ca. 753.000,00 €.

Variante 3:

-          entzerrt aufgrund des Wegfalls zweier Arbeitsplatzeinheiten im Großraum die Büro-organisation und stellt in der jetzigen Kantine 10 Backoffice-Arbeitsplätze sowie einen in der Folge notwendigen Pausenraum zur Verfügung. Auch hier ist o.g. Sozialraumersatz einzurichten. Die Kosten sind mit 845.00,00 € beziffert.

Auf Basis der abschließenden Planungsergebnisse empfiehlt der Verwaltungsvorstand durch Beschluss vom 16.09. die Umsetzung der Variante 2.

Die bauliche Realisierung ist variantenunabhängig für Anfang Mai 2015 mit einer Dauer von ca. 4 Monaten angesetzt.

*1)Laut E 26 entstehen nach dem Umbau des Bürgerservice keine zusätzlichen Folgekosten als diejenigen, die bereits im allgemeinen Zuschuss an E 26 enthalten sind.