Empfehlungsvorlage (inaktiv) - FB 11/0038/WP17

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen, für den Stellenplan 2015 die Einrichtung von 4,5 Sachbearbeitungsstellen infolge von Fallzahlensteigerungen und Aufgabenzuwächsen, zu beschließen.

Erläuterungen:

Die letzte Stellenbedarfsbemessung für die Zentrale Vergabestelle erfolgte im Jahr 2008. Seither sind verschiedene, für die Stellenbedarfsermittlung relevante, Änderungen unterschiedlicher Art eingetreten:

1. Fallzahlensteigerung und Aufgaben nach Tariftreue- und Vergabegesetz (TVgG NRW)

Die jährlichen Fallzahlen sind seit 2008 von 724 auf 811 in 2013 gestiegen. Dieser Steigerung liegt u.a. zu Grunde, dass die Zentrale Vergabestelle seit 2013 die Ausschreibungsverfahren für die GeWoGe durchzuführen hat, sofern es sich dort um die Verwaltung von Liegenschaften im Eigentum der Stadt Aachen handelt (41 Verfahren in 2013). Die verbleibende Steigerung um 46 Verfahren resultiert aus städtischen Ausschreibungen. Es liegen keinerlei Indizien vor, dass absehbar mit einer Abnahme dieser Fallzahlen gerechnet werden könnte. Der hohe Anstieg der Fallzahlen setzt sich tatsächlich auch in 2014 fort; hochgerechnet ist von wenigstens 900 Verfahren auszugehen.

Durch die Einführung des TVgG sind die mittleren Bearbeitungszeiten (mBz) je Vergabeverfahren von 2011 zu 2012 zunächst um 135 Minuten und nach 2014 nochmals um weitere 150 Minuten gestiegen. Für das Jahr 2013 wurde der durch das TVgG ausgelöste Arbeitsaufwand durch B 03 noch mit 87.750 Jahresarbeitsminuten (JAM) beziffert (noch auf Basis von 650 Verfahren und mBz 135 Minuten). Gemäß statistischer Auswertungen des B 03 liegt dieser Wert für das Jahr 2014 mittlerweile bei aktuell 228.000 JAM (noch auf Basis von 800 Verfahren).  

In 2008 bestand ein Gesamtbedarf von 630.108 JAM. In Folge der vorstehenden Veränderungen beläuft sich dieser Wert für 2014 auf Basis der abschließenden Fallzahlen 2013 sowie der erhöhten, aktuellen mittleren Bearbeitungszeit 2014 auf insgesamt 921.909 JAM. Dies ist eine Steigerung um

46 %.

Für diese Tätigkeiten ist die Zentrale Vergabestelle derzeit mit 7,70 Stellen ausgestattet, die einem Volumen von 669.528 JAM entsprechen. Gegenüber dem ermittelten Bedarf von 921.909 JAM besteht eine Unterdeckung im Umfang von 252.381 JAM. Dies entspricht einem Stellenbedarf von 2,93 VZÄ (Beschäftigte) bzw. 2,79 VZÄ (Beamte).

2. Verfahrensdurchführung für die GeWoGe

Zwischen Dezernat III und der GeWoGe wurde Ende 2013 vereinbart, dass die Zentrale Vergabestelle ab 2014 für die GeWoGe nunmehr auch die Ausschreibungsverfahren durchführt, die auf den nicht im Eigentum der Stadt Aachen stehenden Gebäudebestand der GeWoGe entfallen. Die mit der GeWoGe je Verfahren, in Abhängigkeit von der Vergabeart, vereinbarten Erstattungszahlungen betragen 500,-- € und 1.000,-- €, in Einzelfällen 3.000,-- €. Die GeWoGe beziffert die Anzahl der jährlich anzunehmenden Verfahren mit 70 – 100. Die geringste zu kalkulierende jährliche Einnahme beliefe sich somit auf 35.000,-- € (70 Verfahren zu je 500,-- €).

Die Mischkalkulation auf Basis des Mittelwerts zwischen den gängigen Verfahren in Höhe von 750,-- € sowie von 70 jährlichen Verfahren ergibt als Prognose eine Jahreseinnahme in Höhe von 52.500,-- €.

Analog zur Mischkalkulation voraussichtlicher Einnahmen ist auch der voraussichtliche jährliche Arbeitsaufwand zu kalkulieren. Es ergibt sich eine diesbezügliche mBz von 1564,5 Minuten, woraus sich auf der Basis von 70 jährlichen Verfahren weitere 109.500 JAM ergeben. Dies entspricht einem Stellenbedarf von 1,27 VZÄ (Beschäftigte) bzw. 1,21 VZÄ (Beamte).

Ergebnis zu 1. und 2.

Es besteht somit ein Mehrbedarf von insgesamt 4 Stellen, bewertet nach EG 6 TVöD bzw. A 7 ÜBesG.

Dieser Stellenmehrbedarf ist gegenwärtig nur anteilig durch überplanmäßigen Personaleinsatz behelfsweise gedeckt. Die erhebliche und anhaltende Zunahme des Arbeitsvolumens hat bereits zu einem stetig ansteigenden Rückstand durchzuführender Verfahren geführt. Die bereits im März 2014 im städtischen Intranet veröffentlichte, von einer auf drei Wochen verlängerte Vorlaufzeit, hat sich mittlerweile auf rund fünf Wochen erhöht. Vergabeverfahren können derzeit nur noch nach Prioritätensetzung durchgeführt werden. Konsequenz dessen ist, dass im Rahmen der Prioritäten nicht berücksichtigte Projekte nicht mehr planmäßig umgesetzt werden können. Dies ist insbesondere problematisch im KiTa- und im Schulbereich, wo eine Vielzahl von baulichen Maßnahmen nur in Ferienzeiten durchgeführt werden kann und daher oftmals keinen Aufschub duldet. Auch im Bereich der Fördermaßnahmen liegt eine verschärfte Problematik vor, da der Anspruch auf Fördermittel in aller Regel den termingerechten Beginn der Maßnahme erfordert, anderenfalls der Verlust der Fördermittel droht.  

3. Aufträge nach HOAI

Aufgrund der Vorgaben des TVgG sind seit Jahresverlauf 2013 auch alle HOAI – Aufträge, Aufträge an Freiberufler (Gutachter etc.) mit einem vorgeschalteten Interessenbekundungsverfahren durchzuführen, soweit die geschätzte Auftragssumme den Betrag von 25.000,-- € übersteigt. Nach Auskunft der Fachbereiche des Dezernat III, bei denen diese Aufträge hauptsächlich entstehen, ist insoweit mit ca. 70 – 100 zusätzlichen Verfahren zu rechnen. Diese Verfahren sind erheblich komplexer als die übrigen Vergabeverfahren. Aufgrund einer ersten Bewertungseinschätzung wäre das entsprechende Aufgabengebiet nach Entgeltgruppe TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 9 / A 10 ÜBesG auszuweisen. Eine abschließende Stellenbewertung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Aus vorgenanntem Grund schlägt die Verwaltung die Einrichtung einer halben Stelle mit der Ausweisung nach EG 9 TVöD bzw. A 9 / A 10 ÜBesG, vor. Im Laufe des Jahres 2015 ist dann auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse eine qualifizierte Personalbedarfsprüfung vorzunehmen, um über den dauerhaften Stellenbedarf entscheiden zu können.

Der Antrag wird seitens Dezernat III ausdrücklich unterstützt.

Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung wird gemäß § 65 LPVG durch Übersendung einer Durchschrift dieser Vorlage parallel unterrichtet.

* Die Personalkosten für vorhandenes überplanmäßiges Personal im Umfang von 3,0 Stellen sind bereits im Personalkostenverbund enthalten.

Finanzielle Auswirkungen ergeben sich grundsätzlich in Höhe der Personalkosten für die Einrichtung von vier neuen Stellen, bewertet nach Entgeltgruppe 6 TVöD, sowie einer halben Stelle, ausgewiesen nach Entgeltgruppe 9 TVöD. Gemäß KGSt-Materialien 2013/2014 sind für die vier Stellen der Entgeltgruppe 6 jährlich 182.000 € (45.500 € je Stelle) und für die halbe Stelle der Entgeltgruppe 9 jährlich 29.250 € anzusetzen.

Den vier EG 6 - Stellen steht mit Stand 30.09.2014 der überplanmäßige Personaleinsatz von vier MitarbeiterInnen im Umfang von 2,9 VZÄ (3,0 Stellen) gegenüber. Diese entsprechenden Personalkosten in Höhe von 136.500 € sind bereits laufend im Personalkostenverbund berücksichtigt.

Der kalkulierte Betrag jährlicher Einnahmen in Höhe von 52.500 € ergibt sich aus den Erläuterungen unter Punkt 2. der Begründung.