Kenntnisnahme - FB 49.3/0001/WP15

Beschlussvorschlag:

Der Kulturausschuss nimmt den Bericht von FB 49/3 und FB 11 zustimmend zur Kenntnis.

Erläuterungen:

In der Sitzung des Kulturausschusses vom 5. November 2003 erhielten Stadtarchiv und Verwaltung auf Grund eines Ratsantrages der Ratsfrau Meike Thüllen und des Ratsherrn Marcel Philipp vom 23. Juni 2003 mit Beschluss 345/35/2003 folgende Aufträge:

 

a)  Die Verwaltung wird beauftragt, für eine Umsetzung der Bestimmungen der Aktenordnung in allen Dienststellen zu sorgen. Dazu sollen innerhalb eines Jahres aktuelle Aktenpläne erstellt werden und die Aktenordnung in Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv ergänzt werden.

b)    Die Verwaltung stellt die archivische Fortbildung der Sachbearbeiter sicher.

c)  Die Verwaltung wird beauftragt, in Abstimmung mit dem Stadtarchiv schnellstmöglich für dieses eine Archiverschließ ungssoftware anzuschaffen.

d)  Die Verwaltung wird beauftragt, sobald Sondermittel für Verpackungs- und Transportmaterial zur Verfügung stehen, eine erneute Sichtung der Altakten in allen Dienststellen vorzunehmen. Spätestens ein Jahr nach Beginn der Sichtung soll hierüber dem Kulturausschuss ein Sachstandsbericht vorgelegt werden.

e)     Die Verwaltung wird beauftragt, bald möglichst eine fachgerechte Unterbringung des Stadtarchivs zu finden.

 

Zu diesen Aufträgen ist Folgendes zu bemerken:

 

zu a) Die Aktualisierung des Regelwerkes "Aktenordnung der Stadt Aachen"  ist abgeschlossen und kann kurzfristig in Kraft gesetzt werden.

Infolge der organisatorischen Neugliederung der Verwaltung obliegt es den Fachbereichen und Ämtern, zum Abschluss der Reorganisation ihre jeweiligen Teilaktenpläne entsprechend den neuen Aufgaben zu erstellen bzw. zu aktualisieren. Die einzelnen Entwürfe werden dem Stadtarchiv zur Abstimmung und Zusammenfassung zum Gesamtaktenplan der Stadt Aachen überlassen.

 

 

 

zu b/c) Die vom Stadtarchiv seit Jahren angemahnte Archiverschließungssoftware FAUST konnte in der zweiten Jahreshälfte 2004 beschafft und  installiert werden. Die Mitarbeiter sind bis Ende 2004 an diesem Programm geschult worden. FAUST befindet  sich seitdem im Einsatz, soweit  die anderen Aufgaben des Stadtarchivs angesichts des drückenden Personalmangels eine kontinuierliche Eingabe von Daten überhaupt zulassen.

 

zu d)  Sondermittel für Verpackungs- und Transportmaterial wurden zwar beantragt, sind aber wegen der angespannten Haushaltslage nicht bewilligt worden, weshalb   es nicht sinnvoll schien, mit den Arbeiten zu beginnen. Sinn der Aktion wäre es ja gewesen, die archivwürdigen Akten auszusondern und zu verpacken und sie in den Verwaltungskellern zu belassen bis der nötige Archivraum zur Verfügung stehen würde. Die Verpackung wäre nötig gewesen, um die für archivwürdig erkannten Akten auch optisch von den in den Registraturkellern verbleibenden Akten zu trennen.

Die vorgesehene Aktion wäre allerdings - dies muß hier gesagt werden - auch wegen Personalmangels  neben der Erledigung der  anderen Aufgaben des Stadtarchivs nicht  zu schaffen gewesen

Angesichts der in eine konkrete Phase tretenden Planungen zu einem neuen Stadtarchiv-Gebäude sollten nach Meinung des Stadtarchivs die seinerzeit vorgesehenen Sichtungsarbeiten in den zahlreichen Registraturen der Verwaltung bis  nach dem Einzug in ein neues Gebäude und der sich dann - wenn auch nur im begrenzten Umfang (siehe TOP „Planung zu einem neuen Stadtarchiv") -   ergebenden Möglichkeit zur gezielten Übernahme von archivwürdigen Unterlagen ruhen.

 

zu e)  Zu den aktuellen Planungen zu einem neuen Archivgebäude siehe TOP 3 .