Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:
Sachstand der aktuellen Situation sowie der Planungen und Perspektiven des Stadtarchivs

1. Aktuelle Situation und Handlungsfelder des Stadtarchivs

Das Stadtarchiv hat sich seit meinem Dienstantritt am 1.12.2014 in mancherlei Hinsicht verändert, angestoßen durch die neuen Möglichkeiten in der Nadelfabrik, aber auch durch eine neue Ausrichtung unserer Arbeit.
Ziel unseres Handelns in Richtung der Öffentlichkeit ist es, besser mit unserem vielfältigen Umfeld in Kontakt zu kommen, stärker auf unsere Arbeit hinzuweisen, unsere Archivalien zur Benutzung aktiv anzubieten und zu verdeutlichen, was ein Stadtarchiv tut und welchen Gewinn seine Arbeit für die Kommune darstellt.
Für die Verwaltung sind wir weiter zentraler Ansprechpartner in Fragen der Schriftgutverwaltung, gehen aber auch hier stärker und offener in das Gespräch mit den Kollegen und unterstützen sie mit unserem Rat und unseren Dienstleistungen.
Parallel bauen wir unsere Kompetenz im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung aus, um die gesamtstädtische Verwaltung in diesen Fragen kompetent beraten zu können und auch um beim Beginn der Umsetzung bereit zu stehen, operativ tätig zu werden.

1. Personalsituation

Unverändert verfügt das Stadtarchiv über neun vollzeitäquivalente Stellen für elf Personen. Aufgrund von Arbeitszeitreduzierungen werden bislang de facto nur 8 Stellen genutzt. Mit diesem Personal betreuen wir elf Kilometer Archivgut. Eine Ausnutzung des gesamten Stundenkontingents ist angestoßen.

Drei Ehrenamtlerinnen verstärken seit vergangenem Jahr das Team.

2. Organisation und Prozesse

Intern läuft seit Anfang 2015 ein intensiver Diskussionsprozess des wissenschaftlichen Personals, um Prozesse zu optimieren und weiter zu standardisieren. In den letzten Monaten konnten Entwürfe für eine neue Satzung, Benutzungsordnung und Entgeltordnung ausgearbeitet werden. Sie sollen nach im ersten Halbjahr 2016 zunächst von der Verwaltung geprüft und dann so bald wie möglich der Politik vorgelegt werden.

3. Dienstleistung für die Verwaltung

–   Generell stand vor allem im ersten Halbjahr des vergangenen Jahres die (Wieder-)Aufnahme der Beziehungen zu den verschiedenen Partnern und Akteuren in der Verwaltung, aber auch darüber hinaus im Vordergrund. Das Ziel war es, noch einmal auf das Stadtarchiv als potentiellen Kooperationspartner hinzuweisen, aber auch generell über unsere Aufgaben und Tätigkeiten aufzuklären. Zahlreiche Treffen und Gespräche haben stattgefunden, oftmals bildeten sie den Auftakt für weitere Zusammenarbeit.

–   Seit dem Umzug in die Nadelfabrik finden erstmals seit Jahrzehnten wieder große Übernahmen aus der Verwaltung statt. Diese bislang aus Platzgründen ruhende gesetzliche Aufgabe ist als neu hinzugekommene Aufgabe anzusehen und sehr arbeitsintensiv. Für diese neu hinzugekommene Aufgabe wurde jedoch kein zusätzliches Personal zur Verfügung gestellt, sodass die ohnehin hohe Arbeitsbelastung noch einmal gesteigert wurde und intensiver ist als am Fischmarkt.
Allein im letzten Jahr kam es zu insg. 160 Accessionierungen, also Neuzugängen von Archivgut.
Wegen der Abgaberückstände bei den städtischen Ämtern erwarten wir in den nächsten Jahren einen gleichbleibend hohen Zuwachs an Archivgut, der die Magazine in der Nadelfabrik relativ schnell füllen wird. Es wird deshalb mittelfristig notwendig werden, wenigstens den Innenausbau der Reserveflächen auf der vierten Etage des Gebäudes abzuschließen. Die Reserveflächen sollten beim Umbau eigentlich auch als Magazinflächen eingerichtet werden. Wegen eines finanziellen Engpasses beim Umbau des Gesamtkomplexes Nadelfabrik, der nicht durch den Bau der Flächen des Stadtarchivs begründet war, musste der Ausbau der vierten Etage jedoch zurückgestellt werden. Sie wurde aber baulich so weit vorbereitet, dass nur noch der Innenausbau erfolgen muss.
Parallel zu einem wünschenswerten Ausbau der Reservefläche muss eine strategische Magazinflächenplanung des Stadtarchivs die Entwicklung für die nächsten Jahrzehnte berechnen.

–   Hinzu kommt als neue Aufgabe ein im letzten Jahr forcierter, intensiver Austausch mit FB 11 hinsichtlich der digitalen Langzeitarchivierung. Das Stadtarchiv muss gesetzlich die Überlieferung sog. digital born documents, also rein digital entstandener Dokumente von der Textverarbeitungsdatei bis zum Fachverfahren, sicherstellen (siehe Archivgesetz NRW, §2). Dieser Bereich wird mittelfristig stark wachsen und ist eine zentrale gesamtstädtische Querschnittsaufgabe, die zukünftig an Bedeutung gewinnen wird.
Die Kompetenz ist im Haus vorhanden, für eine wirksame Unterstützung der gesamten Stadtverwaltung in Fragen der digitalen Langzeitarchivierung wird die aktuelle Personalausstattung jedoch nicht ausreichen.

4. Benutzerbetreuung

Die Anzahl der Nutzer des Lesesaals ist im Vergleich zum alten zentralen Standort erfreulicherweise stabil geblieben. Die Anzahl der schriftlichen Anfragen ist jedoch mit der Übernahme der Standesamtsregister durch das Stadtarchiv massiv angestiegen, aber auch generell verzeichnen wir einen Anstieg der schriftlichen Rechercheanfragen (Wissenschaft, Privatpersonen).

5. Kooperationen

Das Stadtarchiv hat seine Kooperationen stark ausgeweitet und ist ein aktiver Teil des Aachener Kulturlebens. Neben den guten Kooperationen innerhalb des Kulturbetriebs, vor allem mit den Museen, konnten vom Stadtarchiv aus auch verschiedene neue Kooperationen angestoßen werden.

–   Studierende von FH und RWTH haben im letzten Jahr mehrfach Studieneinheiten im Stadtarchiv durchgeführt und dabei mit Originalquellen gearbeitet. Schwellenängste konnten dabei abgebaut und die Arbeitsweise eines Archivs vermittelt werden.

–   Auch der Nachlass von Leo Hugot konnte letztlich über die enge Kooperation mit dem beteiligten RWTH-Lehrstuhl für Denkmalpflege und Historische Bauforschung (Prof. Raabe) eingeworben werden.

– Das Stadtarchiv ist seit letztem Jahr Teil des KuBiS-Netzwerks und hat an zahlreichen Veranstaltungen des Netzwerks teilgenommen. Es etabliert sich gerade als außerschulischer Lernort, z. B. auch über die Bildungszugabe. Eine Arbeitsgruppe von ca. zehn Geschichtslehrern verschiedener Aachener Schulen unterstützt uns bei der inhaltlichen Konzeption der Angebote. Erarbeitet wurde ein Archivmodul zur Französischen Zeit in Aachen, ein Quiz zur Verkehrsgeschichte und eine App zur Arbeit im Archiv und zum Ostviertel.

– Das Stadtarchiv ist seit Ende letzten Jahres auch Bildungspartner im Programm Archiv und Schule des NRW-Schulministeriums. In Kürze werden offizielle Kooperationsvereinbarungen mit der Luise-Hensel-Realschule und mit dem Couven-Gymnasium abgeschlossen werden, weitere Kooperationen sind in Planung.

–   Eng sind die Kooperationen auch zum LVR-Archivberatungszentrum sowie den Archiven in der StädteRegion und vor allem der Stadt. Gemeinsam mit diesen ist ein Notfallverbund in Planung. Der Anstoß hierzu ging vom Stadtarchiv aus, wo auch die Federführung liegt.
Auch die Kontakte über die Landesgrenzen hinweg sind sehr gut.

6. Öffentlichkeitsarbeit

–   Das Stadtarchiv war in verschiedenen WDR- und Pressebeiträgen präsent.

–   Durch ein zweitägiges wissenschaftliches Symposium in Kooperation mit dem Staatsarchiv in Eupen, dem Lehr- und Forschungsgebiet Wirtschafts-, Sozial- und Technologiegeschichte der RWTH (Prof. Thomes), der Universität Lüttich und dem Zentrum für Regionalgeschichte in der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens zum Thema Wiederaufbau nach 1944/45 in belgisch-deutscher Perspektive im vergangenen November hat das Stadtarchiv auch im Bereich der Regionalforschung einen ersten Impuls gesetzt.

–   Der FB 13 präsentiert in Kooperation mit dem Stadtarchiv seit Oktober unter dem hashtag #aachenhistorisch Bilder aus den Fotobeständen des Stadtarchivs über die sozialen Medienkanäle der Stadt.

–   Die Archivalie des Monats, die das Stadtarchiv seit Dezember 2015 präsentiert, bringt den Bürgern die Inhalte des Archivs und damit auch seine Arbeit näher. Die Archivalien werden mit Personen und Institutionen präsentiert, die zum Inhalt der präsentierten Archivalie passen.

7. Einwerbung von Drittmitteln

–   Beim LVR-Archivberatungszentrum konnten im letzten Jahr über 4.000 Euro Fördermittel für ein konservatorisches Maßnahmenpaket eingeworben werden.

–   Für die Entsäuerung des stark im Bestand gefährdeten Westdeutschen Beobachters konnten aus den Mitteln der Landesinitiative Substanzerhalt, die vom LVR-Archivberatungszentrum verwaltet werden, 2.800 Euro eingeworben werden (70-Prozent-Förderung).

–  Bei der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) konnte eine Förderung von 12.900 Euro zur Restaurierung der großformatigen sog. Copso-Karte von 1777 eingeworben werden.

2. Planungen und Perspektiven

8. Personalsituation

Die Ausnutzung des gesamten zur Verfügung stehenden Stundenkontingents ist angestoßen. Generell möchten wir versuchen, qualifiziertes Personal hinzuzugewinnen, um besser planen, Rückstände abbauen und die allgemein hohe Belastung des Personals senken zu können.

Zugleich gibt es im Haus enormes Wissen und Erfahrung. Nicht zuletzt deshalb ist geplant, eine Ausbildungsstelle für einen Fachangestellten Medien und Informationsdienste (FaMI) – Fachrichtung Archiv im Stadtarchiv einzurichten.

Dort, wo es möglich und sinnvoll ist, werden wir versuchen, weitere Ehrenamtlerinnen und Ehrenamtler hinzuzugewinnen.

9. Organisation und Prozesse

– Wir werden unseren Weg als kommunikativer, ansprechbarer und verlässlicher Kooperationspartner wie bisher weitergehen und weiter ausbauen.

– Die interne Prüfung unserer Arbeitsprozesse wird in diesem Jahr fortgesetzt. Eine neue Satzung, Benutzungsordnung und Entgeltordnung wird zur Begutachtung durch Politik und Verwaltung auf den Weg gebracht und dann hoffentlich wirksam werden.

–   Ein zentrales Thema in unseren mittel- und langfristigen Planungen im Bereich der Konservierung und Restaurierung sind die Urkundenregister der Standesämter. Sie absorbieren nahezu vollständig die Arbeitskraft der städtischen Papierrestauratorin.
Ein Fortkommen in diesem Bereich, aber auch bei anderen Archivbeständen, ist angesichts der zu bearbeitenden Mengen kaum spürbar. Planungen zur Bearbeitung der anderen Archivbestände gibt es auf dem Papier, sie können aber aufgrund der enormen Ressourcen, die in die Bearbeitung der Urkundenregister gesteckt werden müssen, nicht bzw. in nur sehr geringen Umfängen in die Tat umgesetzt werden.

10. Dienstleistung für die Verwaltung

–   Es ist nicht zu erwarten, dass die Anzahl der Accessionierungen auf absehbare Zeit zurückgeht. Wir werden deshalb weiter die Gespräche mit den abgebenden Stellen intensivieren, auch um feste Abläufe mit einer größeren Planungssicherheit für beide Seiten einzurichten.

–   Das Stadtarchiv wird im laufenden Jahr ein erstes Konzept für eine gesamtstädtische digitale Langzeitarchivierung formulieren, um auch in diesem Bereich als fester Ansprech- und Kooperationspartner für die gesamte Stadtverwaltung zu dienen.

11. Benutzerbetreuung

Die bisherige Betreuung soll aufrechterhalten werden. Zugleich soll zukünftig das Angebot verbessert werden. Hierzu sollen die Findmittel zu den Archivbeständen über das Archivportal archive.nrw (http://www.archive.nrw.de/kommunalarchive/kommunalarchive_a-d/a/Aachen/oeffnungszeiten_und_­kontakt/index.php) auch online zugänglich gemacht werden. Interessierte können dann auch von zu Hause aus Recherchen durchführen. Dies ist bislang nicht möglich. Die Sichtbarkeit des Stadtarchivs und seiner Archivbestände würde dadurch erhöht.

12. Kooperationen

Die bestehenden Kooperationen sollen gepflegt und neue Projekte begonnen werden.

– Es ist geplant, die Bearbeitung des Nachlasses von Leo Hugot gemeinsam mit dem Lehr- und Forschungsgebiet Denkmalpflege und Historische Bauforschung der RWTH voranzutreiben. Es gibt hier Überlegungen, bei der DFG einen Antrag auf die Aufarbeitung, Digitalisierung und Onlinestellung von zentralen Teilen des Hugot-Nachlasses zu stellen. Das Stadtarchiv würde hier als Projektpartner agieren.

–   Die Positionierung des Stadtarchivs als außerschulischer Lernort soll gestärkt werden. Dem o. a. Archivmodul zur Französischen Zeit soll in den nächsten drei bis vier Jahren jährlich jeweils ein weiteres Themenmodul zur Seite gestellt und damit das Angebot ausgebaut werden. Im laufenden Jahr wird ein Archivmodul zur Industrialisierung in Aachen erarbeitet werden.
Wir wollen das vorliegende und die hinzukommenden Module, die bislang nur in selbst gedruckter Form vorliegen, durch eine geförderte Finanzierung professionell gestalten und in zwei bis drei Klassensätzen drucken lassen. Die Zusammenarbeit mit der Lehrer-Arbeitsgruppe soll aufrechterhalten werden.

–   Im laufenden Jahr werden wir mit der Luise-Hensel-Realschule und mit dem Couven-Gymnasium offizielle Kooperationsvereinbarungen abschließen und hoffentlich weitere Kooperationen mit Schulen anbahnen.

–   Der o. a. Notfallverbund mit den anderen Archiven aus der StädteRegion soll dieses Jahr offiziell gegründet und eine Vereinbarung hierüber unterzeichnet werden.

13. Öffentlichkeitsarbeit

–   Um die Nachhaltigkeit des im November 2015 im Stadtarchiv durchgeführten Symposiums zu erhöhen, wird im Laufe des Jahres in Kooperation mit dem Staatsarchiv in Eupen ein Sammelband erscheinen, der die Ergebnisse der Veranstaltung festhalten wird.

–   Ausgehend von den im Rahmen der Planungen zum Notfallverbund gefestigten Beziehungen zu den anderen Archiven in der Stadt wird das Stadtarchiv in 2016 erstmals am Tag der Archive (Sonntag, 6.3.) teilnehmen. Die Veranstaltung wird in der Nadelfabrik zusammengefasst, weil die kirchlichen Archive aufgrund der Umbauarbeiten am Klosterplatz momentan in Ausweichquartieren sitzen. Auch die Hochschularchive nehmen am Tag der Archive in der Nadelfabrik teil.

–   Das Stadtarchiv wird den Tag der offenen Tür der Nadelfabrik am Sonntag, den 24.4.2016, mit verschiedenen Beiträgen mitgestalten.

14. Einwerbung von Drittmitteln

–   Auch in diesem Jahr wurde beim LVR-Archivberatungszentrum ein Antrag auf Förderung konservatorischer Maßnahmen gestellt (50-Prozent-Förderung). Auch die Entsäuerung weiterer Zeitungsbände mit Mitteln aus der Landesinitiative Substanzerhalt wird im Laufe des Jahres beantragt werden (60-Prozent-Förderung).

Darüber hinaus halten wir ständig nach geeigneten Fördermittelprogrammen Ausschau.