Kenntnisnahme - FB 11/0130/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

In der Zeit von 2012 bis 2014 wurde die Stadt Aachen durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) überörtlich geprüft. Der abschließende Prüfbericht wurde durch den Hauptausschuss der Stadt Aachen in seiner Sitzung am 23.09.2015 an die entsprechenden Fachausschüsse verwiesen.

Den Prüfbericht für die Stadt Aachen finden Sie auf der Internetseite der gpaNRW unter folgendem Hyperlink:

http://gpanrw.de/media/1442479248_stadt_aachen_gesamtbericht_2014_internet.pdf

Zu dem Teilbericht „Sicherheit und Ordnung“ wird zu den einzelnen durch die gpaNRW getroffenen Feststellungen bzw. ausgesprochenen Empfehlungen wie folgt Stellung genommen:

Einwohnermeldeaufgaben:

Der Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) kommt u.a. zum Ergebnis, „dass die Einwohnermeldeaufgaben eine Vielzahl an Handlungsmöglichkeiten offenbaren. Die Leistungswerte der Stadt Aachen liegen unter den fünft niedrigsten in NRW. Die Begründung hierfür ist erster Linie in der dezentralen Struktur mit insgesamt acht Anlaufstellen zu finden. Eigene Auswertungen der Stadt zeigen deutlich unterschiedliche Auslastungen. Insofern sollte die Stadt Aachen grundsätzliche Änderungen in der Aufgabenerledigung, der Organisation sowie insbesondere der Anzahl der Standorte vornehmen. Hält sie an der derzeitigen Organisationsform fest, sollte über Terminvergaben das Kundenaufkommen starker gesteuert werden!“

Das Bürgeramt hat dies gemeinsam mit den Bezirksämtern zum Anlass genommen, Verbesserungen zur Steuerung der Kunden und zur Ermittlung von Kennzahlen einzuleiten:

1. Die Bezirksämter wurden mit eigenen Terminen in die gemeinsame Terminvereinbarungssoftware aufgenommen. Die Termine werden entweder von den Kunden online direkt oder über das Servicecenter Call Aachen und die zur Verfügung stehenden Infopunkte vereinbart.

Es erfolgt also eine gesamtstädtische Verteilung der Kundenströme bei Terminwünschen auf die acht vorhandenen Servicestationen nach Kapazitäten.

Der Zugang zu den offenen Sprechzeiten sowohl des Bürgeramtes als auch der Bezirksämter ist nicht direkt steuerbar, sondern hängt vom jeweiligen Belieben der Kunden ab.

2.Der Bericht der GPA machte darüber hinaus deutlich, dass gemeinsame Kennzahlen des Bürgeramtes und der Bezirksämter nicht existieren. Bzgl. der Verteilung der Dienstleistungen musste im Bericht auf Hilfskonstruktionen zurückgegriffen werden.

Damit zukünftig verlässliche Aussagen über Arbeitsmengen möglich sind, wurde mit den Bezirksämtern ein Pilot-projekt beantragt, wonach im Bezirksamt Haaren eine Aufrufanlage installiert wird, aus der die Art und die Anzahl der Dienstleistungen elektronisch ableitbar sein wird. Das Pilotprojekt wird ausgewertet und dann zum Anlass genommen, gemeinsam mit dem Fachbereich Personal und Organisation die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.

Personenstandswesen:

Für den Fachbereich Standesamt schließt die überörtliche Prüfung bei der Betrachtung des Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit mit dem hervorragenden Indexwert 4.

Um eine Vergleichbarkeit der Standesämter zu erreichen, wurden die Grundlagendaten für Sterbefälle, Geburten und Eheschließungen gewichtet. Hinter der gewichteten Kennzahl von 4.056 für das Jahr 2011 stehen beurkundete 2914 Sterbefälle, 2657 Geburten und 1282 Eheschließungen und Lebenspartnerschaften. Diese Aufgaben wurden mit insgesamt 13,5 Vollzeitstellen einschließlich Overhead, der in Aachen mit nur 7,8% oder 1,05 Stellen einen im kommunalen Vergleich unterdurchschnittlichen Anteil ausmacht, erledigt.

Diese Stellenstruktur gilt bis heute zu. Erwähnenswert ist dies, da sich die für 2011 und 2012 erhobenen Fallzahlendaten im Standesamt Aachen deutlicher als im Bundestrend stetig bis zum Jahr 2015 noch erhöht haben bei unverändertem Personalbestand. So stiegen die Zahlen für beurkundete Sterbefälle bis zum Jahr 2015 auf  3387 (2011: 2914), für beurkundete Geburten auf 3035 (2011:2657) und für beurkundete Ehen und Lebenspartnerschaften auf 1386 (2011:1282).

Obwohl für 2011 der Prüfbericht des GPA  das Standesamt Aachen bereits zu den fünf Städten in NRW mit den geringsten Personalaufwendungen je Fall zählt und die Leistungswerte, also die Bearbeitungsquote je Vollzeitstelle, zu den Bestwerten in NRW gehören, konnten die bis 2015 in allen Bereichen stetig gestiegenen Fallzahlen ohne personellen Mehrbedarf bearbeitet werden. Bei diesen Werten bedarf die Leistungs- und Einsatzbereitschaft aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vermutlich  keiner weiteren Erwähnung.

Auch die im Bericht schon hervorgehobene Beliebtheit Aachens als Trauort auch für Paare, die keinen Wohnsitz in Aachen haben, konnte sogar noch weiter gesteigert werden. Hatten im Jahr 2011 noch 185 Paare und im Jahr 2012  232 Paare keinen Wohnsitz in Aachen, so steigerte sich dieser Wert im Jahr 2015 nochmals auf 245 Paare. Es ist für die Stadt Aachen eine beeindruckende Quote, wenn 17,7% aller in Aachen durchgeführten Trauungen für Paare ohne hiesigen Wohnsitz  durchgeführt werden. 

Auch hat es mit der Gesamtzahl von 1386 aller beurkundeten Ehen und Lebenspartnerschaften eine solche Größenordnung in diesem Jahrtausend in Aachen noch nicht gegeben. Dies hängt neben der Qualität und Gestaltung der Eheschließungen sicherlich auch direkt zusammen mit den angebotenen unterschiedlichen Räumlichkeiten und unserem großen Terminangebot für Eheschließungen an Freitagen mit meist drei parallelen Standorten und insbesondere auch unserem Samstagsangebot, mit dem wir auch bundesweit – mit ca. 14 Parallelstandorten kommen wir auf ca. 54 Samstagsangebote mit je 6 Trauterminen – einen absoluten Spitzenplatz einnehmen dürften.  Dahinter verbirgt sich auch, dass das Standesamt Aachen allein 462 Eheschließungstermine außerhalb der üblichen Öffnungszeit, also am Freitagnachmittag bzw. an Samstagen anbieten kann. Sehr gut angenommen wird das seit einigen Jahren praktizierte Verfahren, heiratswilligen Paaren bis zu einem Jahr im Voraus einen konkreten Trautermin zu reservieren.

Auch das gemischte Raumangebot mit dem modern gehaltenen städtischen Trauzimmer im Standesamt selbst, dem Weißen Saal des historischen Rathauses, dem Couven-Museum, seit 2015 auch die Burg Frankenberg, Schloss Schönau in Richterich sowie den Trauzimmern in den weiteren fünf Stadtbezirken hält für jeden Geschmack und fast jede Größe der beabsichtigten Hochzeitsgesellschaft eine Variante bereit. Manche Trauzimmer sind inzwischen auch barrierefrei zu erreichen, was leider im Gebäude des Standesamtes selber, wo immer noch mehr als 50% aller Trauungen stattfinden,  noch nicht umgesetzt worden ist.

Ein vom GPA für Aachen hervorgehobenes „Preis-Leistungs-Verhältnis“ ist natürlich nur mit gut ausgebildetem, sachgerecht bewertetem Personal und mit einer klaren und straffen Organisations-struktur zu erreichen. Sollte es hierzu im Detail Erläuterungsbedarf geben, kann gerne in der Sitzung mündlich berichtet werden.

Die Empfehlungen des GPA auf Seite 15 des Berichtes, die Stadt möge kontinuierlich die jeweilige Nachfrage pro Standort überprüfen und auch die Angebotsstruktur in der Woche, zielt im Wesentlichen auf die Stadtbezirke ab. Ohne Schloss Schönau - hier fanden im Jahr 2015 90 Eheschließungen statt -belief sich die Zahl der Trauungen in den verbleibenden 5 Stadtbezirken auf insgesamt 137. Da auch in dieser Zahl Freitags- und auch insgesamt ohne Schloss Schönau 9 Samstagstermine enthalten sind, kann von hier aus festgestellt werden, dass die Zahl der allein bezirksorientierten Paare  dabei den absolut kleinsten Anteil ausmacht.  In der Zahl 137 sind auch z.B. die rund 50 gebuchten Samstags-termine enthalten, die eindeutig wegen des Samstagstermins und äußerst selten nur wegen der Nähe zum jeweiligen Stadtbezirk gebucht werden. Ob es jedoch trotz dieser Fakten innerstädtisch politisch umsetzbar ist, das Bezirksangebot an Trauungen zugunsten wirtschaftlich sinnvollerer Stadtorte einzuschränken oder für dortige Trauungen einen angemessenen Auslagenersatz einzufordern, bleibt an dieser Stelle offen.

Die auf Vorschlag der Verwaltung zum 01.06.2006 umgesetzte Organisation, das Standesamtswesen der Stadt von damals insgesamt sieben Ämter auf ein Standesamt zu zentralisieren, hat sich rückblickend  nicht nur wegen des jetzt hier vorliegenden GPA-Berichtes in wirtschaftlicher  und ablauforganisatorischer Hinsicht bewährt. Es ist sehr erfreulich, dass die Ergebnisse des Standesamtes Aachen lt. GPA als Orientierungsmaßstab  für andere Städte im interkommunalen Vergleich gelten.

Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten:

Der Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) kommt u.a. zu diesem Ergebnis: „Die in Aachen vielfach favorisierte dezentrale Struktur zeigt sich in ihren Auswirkungen auch bei

den Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten. Überdurchschnittliche Personalaufwendungen

verbunden mit unterdurchschnittlichen Leistungswerten im Vergleich der kreisfreien Städte, sind

auch Ausdruck organisatorischer Rahmenbedingungen. Insoweit kann eine nachhaltige Reduzierung

nur weitestgehend über die Anzahl der Standorte realisiert werden."

Die Feststellungen sind zutreffend. Sie berühren allerdings den politischen und nicht den administrativen Entscheidungsspielraum. Die seinerzeit in diese Richtung getroffenen eindeutigen Entscheidungen hinsichtlich der Dezentralität sind nach wie vor gültig.