Entscheidungsvorlage - FB 30/0021/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt die 5. Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Bezirksvertretungen der Stadt Aachen und die Ratsausschüsse vom 15.12.1995.

Erläuterungen:

Die dem Rat in § 47 Abs. 2 GO NRW gewährte Geschäftsordnungsautonomie ermächtigt diesen, die Ladungsfrist, die Form der Einberufung und die Geschäftsführung des Rates in der Geschäftsordnung zu regeln.

§ 2 der Geschäftsordnung regelt die Einberufung des Rates. Nach § 2 Abs. 1 S. 1 GeschO haben die Einladungen zu den Sitzungen des Rates in Form von schriftlichen Einzeleinladungen zu erfolgen.

Die fortschreitende Digitalisierung und die Bereitstellung des digitalen Sitzungsdienstes in Form des Ratinformationssystems lässt es zweckmäßig erscheinen, in der Geschäftsordnung auch die Möglichkeit vorzusehen, Einladungen zu den Sitzungen des Rates in elektronischer Form zu versenden. Die elektronische Form der Ladung kann gem. § 47 Abs. 2 GO NRW als Form der Ladung in der Geschäftsordnung geregelt werden.

Mit der Möglichkeit der Einberufung durch Übersendung einer elektronischen Einladung an alle Ratsmitglieder, die über entsprechende technische Zugangsmöglichkeiten verfügen und bereit sind, sich diesem elektronischen Verfahren anzuschließen, wird die Intention verfolgt, den bisher papierförmigen Versand von Sitzungsunterlagen, soweit wie möglich, in elektronischer Form abzuwickeln. Hierdurch können zum einen Sachkosten reduziert und zum anderen die Gremienarbeit erleichtert werden (z.B. Volltextrecherche).  Daneben wird für alle Ratsmitglieder, die sich dem elektronischen Verfahren (noch) nicht anschließen möchten, die Möglichkeit eröffnet bleiben, schriftlich geladen zu werden. 

Die Implementierung der elektronische Form der Ladung in die Geschäftsordnung macht eine Anpassung  des § 2 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 1 GeschO erforderlich.

Die Verwaltung schlägt deshalb zusammenfassend vor, die Geschäftsordnung wie nachstehend dargelegt zu ändern:

5. Änderung

der Geschäftsordnung für den Rat und die Bezirksvertretungen der Stadt Aachen und die Ratsausschüsse vom 15. 12. 1995

Der Rat der Stadt Aachen hat in seiner Sitzung am 03. 05. 2017 aufgrund des § 47 Abs. 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14.07.1994 (GV NW 1994, S. 666/SGV NW 2023), zuletzt geändert durch Artikel I des Gesetzes vom 30. Juni 2009 (GV. NRW S. 380) und gemäß § 6 Abs. 4 der Hauptsatzung der Stadt Aachen in der derzeit gültigen Fassung folgende 5. Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Bezirksvertretungen der Stadt Aachen und die Ratsausschüsse vom 15. 12. 1995 beschlossen:

Artikel I

Änderung der Geschäftsordnung

§ 2 Abs. 1  GeschO ist zu ergänzen und wie folgt zu ändern:

„Die Übersendung der Einladungen zu den Sitzungen des Rates und hierzu verfasster Sitzungsunterlagen erfolgen in elektronischer Form durch Bereitstellung der elektronischen Dokumente im Ratsinformationssystem. Die Bereitstellung der elektronischen Dokumente wird per E-Mail mitgeteilt. Hierzu teilen die Ratsmitglieder der Oberbürgermeisterin bzw. dem Oberbürgermeister schriftlich oder elektronisch die E-Mail-Adressen mit, unter der die Benachrichtigung über die Bereitstellung in elektronischer Form rechtsverbindlich zu übermitteln ist.

Ist systembedingt eine elektronische Bereitstellung der Dokumente im Ratsinformationssystem nicht möglich, erfolgt die Übermittlung der Einladungen und Sitzungsunterlagen in Papierform.

Ratsmitglieder, die nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen möchten, erhalten die Einladungen nebst Sitzungsunterlagen auf Antrag  in Papierform übersandt.“

Der bisherige § 2 Abs. 1 S. 2 wird zu S. 6, S. 3 wird zu S. 7,  S. 4 wird zu S. 8 und S. 5 wird zu S. 9.

§ 2 Abs. 2 S. 1 GeschO ist zu ergänzen und wie folgt zu ändern:

„Zwischen der elektronischen Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung der Einladung bzw. der mit einem Abvermerk versehenen Absendung der Einladung und dem Sitzungstag sollen mindestens 12 volle Kalendertage liegen.“

Artikel II

Inkrafttreten

Diese 5. Änderung der Geschäftsordnung tritt am  01. Juni 2017 in Kraft.

Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung für den Rat und die Bezirksvertretungen der Stadt Aachen und die Ratsausschüsse vom 15. 12. 1995 in der Fassung der 4. Änderung vom 22. 03. 2017 außer Kraft.