Kenntnisnahme - FB 20/0111/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Finanzausschuss nimmt die Information zur Kenntnis.

Erläuterungen:

1. Allgemeines

Der VKB dient der Ermittlung und Verrechnung der Kosten der Fachbereiche, die zentrale Verwaltungsaufgaben (z.B. Personalbetreuung) für Eigenbetriebe oder andere Fachbereiche wahrnehmen, welche kostenrechnende Bereiche  darstellen. Dies ist notwendig, damit die vorgenannten Bereiche  die verwaltungsinternen Kosten verursachungsgerecht in ihren Kalkulationen von Gebühren oder privatrechtlichen Entgelten berücksichtigen können. Andernfalls müssten die Kosten vom Steuerzahler getragen werden bzw. Einrichtungen mit kostendeckenden Entgelten würden auf die volle Ausschöpfung des Einnahmepotentials verzichten.

2. Berechnung des VKB:

Seit 2009 wurde der VKB an Hand der letzten Berechnung fortgeschrieben oder angepasst. Zur Hochrechnung wurden insbesondere die prozentualen Lohn- und Besoldungserhöhungen herangezogen.

In der Folge wurde die Berechnung des VKB grundlegend überprüft und neustrukturiert.

Dem Grunde nach wurde an der Berechnungsmethode der Vorjahre festgehalten, die gerichtsfest in der Satzung als Kalkulationsgröße bestätigt wurde.

3. Neuberechnung i. R. d. Haushaltsplanung 2017
   1. Ansprüche an das neue Verfahren:

-          Vereinfachung der jährlichen Ermittlung des VKB bzw. Überprüfbarkeit mit vertretbarem Aufwand

-          Planungssicherheit durch Ermittlung und Abrechnung von festen, im Voraus festgesetzten Jahresbeträgen

-          Rechtssicherheit durch belegbare Berechnungssystematik und jährliche Berechnung (bspw. für steuerliche Prüfungen bei den BgA und Gebührenberechnungen der gebührenrechnenden Bereiche)

-          hohe Konstanz durch Anwendung eines arbeitsplatzorientierten Verfahrens (d.h. es werden anteilige Arbeitsplatzkosten sog. leistungsgebender Produkte auf sog. leistungsnehmende Produkte umgelegt)

2. Grundlagen der neuen Berechnungssystematik:

Das Berechnungsverfahren des VKB folgt in Grundzügen einer durch die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) empfohlenen Systematik, die u. a. auf besondere Anforderungen der Stadt Aachen angepasst wurde.

Am VKB Beteiligte werden hierzu in Leistungsgeber und Leistungsnehmer unterteilt. Bei Leistungsgebern handelt es sich dabei um Verwaltungseinheiten, die zentrale Verwaltungsaufgaben (z.B. Personalbetreuung) für andere Verwaltungseinheiten (Leistungsnehmer) wahrnehmen.

Grundlage der im Voraus kalkulierten Jahreserstattungsbeträgen werden dabei stets sowohl die Planzahlen des vorausgehenden Haushaltsplans bzw. der Wirtschaftspläne der Eigenbetriebe (z. B. der Haushaltsplan 2016 für die Berechnung des Verwaltungskostenbeitrages 2017) sowie die Zahlen des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres (für den VKB 2017 bspw. die im Jahr 2016 durchgeführten Vergaben).

Da es sich bei den zu verrechnenden Leistungen überwiegend um Personalleistungen handelt, wird zur Ermittlung ein arbeitsplatzorientiertes Verfahren angewandt.

Bei den Leistungsgebern wird arbeitsplatzweise geprüft, in welchem Umfang und zu welchen Kosten Leistungen für die Leistungsnehmer erbracht werden.

3. Die Kosten eines Arbeitsplatzes:

Personalkosten: (einschließlich Versorgungszuschlag, Beihilfe, Sozialleistungen usw.) Als Verteilungsgröße werden die für das vorangehende Haushaltsjahr geplanten Personalaufwendungen der Leistungsgeber angesetzt.

Sachkosten: (bspw. Raumkosten, Geschäftskosten, Telekommunikationskosten und IT-Kosten) Die IT Kosten wurden für die Stadt Aachen berechnet, den übrigen Sachkosten liegt eine von der KGST empfohlene Pauschale zugrunde. Den Personalkosten werden die Sachkosten der Stellenanteile des Leistungsgebers lt. Stellenplan hinzugerechnet.

Gemeinkosten: (z.B. Kosten für Zentrale Services, Steuerungsdienste, usw.) Den Personalkosten wird pauschal ein 10% Gemeinkostenzuschlag hinzugerechnet.

4. Zur Verteilung der Kosten auf die Leistungsnehmer werden im Vorfeld festgelegte Verteilungsschlüssel angewendet:

Stellenschlüssel: Die Aufschlüsselung der Anzahl der zu berücksichtigenden Stellen bzw. Stellenanteile pro Produkt der Leistungsnehmer erfolgt je Planstelle gemäß Stellenplan des Leistungsnehmers.

Aufwandschlüssel (Volumenschlüssel): Als Verteilungsgröße werden die für das vorangehende Haushaltsjahr geplanten Aufwendungen der Leistungsnehmer, abzüglich des eingerechneten Verwaltungskostenbeitrags angesetzt.

Einzelverteilungsschlüssel (Sonderschlüssel): (z.B. Fallzahlen) Die für die einzelnen Leistungsnehmer bearbeiteten Fälle oder erbrachten Zeitanteile werden durch den entsprechenden Leistungsgeber ermittelt.

Die Verteilungsschlüssel sind so gestaltet, das sie einmal jährlich mit vertretbarem Aufwand überprüfbar sind.

4. Prüfung der Neuberechnung durch den Fachbereich Rechnungsprüfung (FB 14):

Das Prüfungsergebnis der durch FB 14 durchgeführten Prüfung wies einen höheren VKB aus, als i. R. d. Haushaltsplanung 2017 eingeplant wurde.

Insbesondere könnten durch die Änderungen bis zu rd. 355T EUR Kosten (VKB) zusätzlich über Gebühren refinanziert werden.

Die durch FB 14 erfolgten Anmerkungen bzw. Hinweise wurden durch FB 20 geprüft.

Soweit seitens FB 14, unter Bezug auf einzelne KGST Empfehlungen, lediglich Alternativen zu einzelnen Teilen der von FB 20 gefertigten Gesamtberechnung aufgezeigt wurden, hat FB 20 diese Hinweise zur Kenntnis genommen, sieht eine Umsetzung jedoch nicht als erforderlich an, da die eigenen Verteilungsschlüssel ggü. den KGST Empfehlungen als aussagekräftiger angesehen werden.

Des Weiteren wurde durch FB 14 kritisiert, dass einzelne Datengrundlagen nicht dem aktuellsten Stand entsprachen. Da der VKB 2017 im Jahr 2016 erstellt wurde, seien aus Sicht FB 14 der Haushaltplan 2016, sowie Auswertungen des letzten abgeschlossenen Jahres (2015) heranzuziehen.

Eine weitergehende, nachträgliche „Spitzabrechnung“ des VKB i. R. d. Jahresabschlüsse ist auch aus Sicht von FB 20 insbesondere aus Gründen der Planungssicherheit und der Gebührenstetigkeit nicht sinnvoll.

Einzelnen durch FB 14 gemachten Feststellungen liegen Rechen- oder Formelfehler zugrunde. Entsprechende Korrekturen werden i. R. d. Jahresabschlusses 2017 bzw. der Betriebsabrechnungen 2017 der gebührenrechnenden Bereiche  erfolgen.

5. Schlussbemerkung

Der VKB kann nur eine pauschale Verteilung von Kosten auf Grundlage eines Systems von Schlüsseln sein. Idealerweise sollte er eine relativ hohe Konstanz aufweisen, damit insbesondere die Gebührenstetigkeit sichergestellt werden kann. Deshalb soll der VKB aus Sicht von FB 20 vor allem auch in die Betriebsabrechnungen grundsätzlich in eingeplanter Höhe einfließen.

Eine abschließende (Spitz)abrechnung an Hand der Ergebnisrechnung wird von FB 20 als nicht zielführend angesehen.

I. R. d. Rechtssicherheit sei auch insbesondere darauf hingewiesen, dass der in der Vergangenheit stets als überhöht bezeichnete VKB nach seiner umfassenden Neuberechnung durchweg höher ausfällt.

Nach Prüfungsergebnis von FB 14 bietet er sogar noch weitere Erhöhungspotentiale.