Entscheidungsvorlage - FB 11/0239/WP17

I.Neues Stelleneinrichtungsverfahren 2018

I.1Verfahrensablauf

Das optimierte Stelleneinrichtungsverfahren zur zukünftigen Aufstellung des Stellenplans wurde mit der neu gestalteten Ratsvorlage zum Stellenplan 2017 vom 09.01.2017 bereits als stufiges Stelleneinrichtungsverfahren beschrieben, um Verwaltung und Politik in die Lage zu versetzen, aufgabenkritisch und unter Setzung von Prioritäten abgewogene Entscheidungen über Stellenbildungen für die nächsten Haushaltsjahre noch besser zu ermöglichen.

Im ersten Quartal 2017 führte der Fachbereich Personal und Organisation Gespräche mit allen Organisationseinheiten mit Ausnahme der Eigenbetriebe, die über eigene Personaldienststellen verfügen. Gegenstand der „Fachbereichsgespräche“ waren u.a. die Entwicklung der Aufgaben, die Stellen- und Personalsituation sowie die Personal-, Organisations- und IT-Entwicklung bezogen auf gesamtstädtische als auch die eigenen Belange der Organisationseinheit.    

Die durch die einzelnen Organisationseinheiten (ausgenommen Eigenbetriebe) im Zuge des Stichtages 15.04. gestellten Anträge sowie bereits bestehende Stelleneinrichtungsbegehren wurden von Mai bis Juni 2017 im Rahmen von Dezernatsgesprächen unter Leitung des für Personal und Organisation zuständigen Dezernates, unter Beteiligung der zuständigen Dezernenten, der jeweiligen Fachbereichsleitungen und des Fachbereiches Personal und Organisation (FB 11) kritisch gewertet und hinsichtlich Notwendigkeit, weiteren Prüfbedarfes und möglicher Aufschiebbarkeit eingeordnet. Dabei wurden auch mögliche Stelleneinsparungen berücksichtigt. Am 04.07.2017 hat der Verwaltungsvorstand im Ergebnis einer vorausgegangenen Klausurtagung zu den beabsichtigten Stelleneinrichtungen 2018 Beschluss gefasst, welche dem Gesamtpersonalrat, den Dienststellenpersonalräten, dem Gleichstellungsbüro sowie der Schwerbehindertenvertretung zur Information übermittelt wurden. Der Gesamtpersonalrat wird im Rahmen seines Anhörungsrechtes gem. § 75 LPVG bei der Vorbereitung des Stellenplanentwurfs vor der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses (19.10.2017) angehört.

Darüber hinaus sieht das neue Stellenplanverfahren vor, für außerordentliche dringende Bedarfe, die eine frühzeitigere Verfügbarkeit von zusätzlichem Personal bei absehbarer Stellenausweitung notwendig machen, unterjährige Behandlungen im Personal- und Verwaltungsausschuss bis hin zum Rat der Stadt zu ermöglichen. Hiervon ist entsprechend Gebrauch gemacht worden, wozu auf die bislang gefassten Beschlüsse zu Einzelvorlagen der Verwaltung in den vorgenannten politischen Gremien hingewiesen wird, mit denen der Stellenplan 2017 bereits unterjährig angepasst worden ist. Weitere Vorlagen können folgen, die entweder zu einer weiteren Änderung des Stellenplans 2017 mit der Möglichkeit der Personalbewirtschaftung durch FB 11 führen oder die mit dem Stellenplan 2018 und damit erst mit Gültigkeit des Haushaltes 2018 Wirksamkeit entfalten.      

Stellenbedarfe, zu denen organisatorische Prüfungen noch laufen bzw. durch den Verwaltungsvorstand im Rahmen des Stellenplanverfahrens zur näheren Organisationsbetrachtung beauftragt wurden, werden ggf. erst den Stellenplan 2019 erreichen können. Sollte dies hinsichtlich der Aufgabenerledigung bzw. hinsichtlich des Personaleinsatzes aus Sicht der Verwaltung zu unvertretbaren Verhältnissen führen,  kann nach den zuvor beschriebenen Regularien unter der Maßgabe des Vorliegens einer besonderen Dringlichkeit eine Lösung herbeigeführt werden.

Der Verfahrensablauf verdeutlicht, dass der Zeitraum zwischen dem Stichtag für die Beantragung von Stelleneinrichtungen 15.04.2017 und dem Beginn der Dezernatsgespräche zum 30.05.2017 knapp für notwendige Bedarfsprüfungen durch den Fachbereich Personal und Organisation bemessen war, um im  nächsten Stellenplan berücksichtigt werden zu können. Zur Entzerrung wird der Stichtag für die Antragsfrist zukünftig auf den 15.02. eines Jahres vorverlegt. Es gilt ansonsten das Verfahren der unterjährigen Veränderung des Stellenplans in begründeten Ausnahmesituationen.    

I.2Ergebnisse

Nachstehende Übersicht gibt das verwaltungsseitige Stellenplanverfahren im Ergebnis wieder, wie sich die stichtagsbezogenen Bedarfsanmeldungen inklusive der sonstigen Stelleneinrichtungsbegehren verhalten. Hierin enthalten sind auch die in den Sitzungen des Personal- und Verwaltungsausschusses und des Rates seit Beschluss des Stellenplans 2017 schon behandelten unterjährigen Stelleneinrichtungsvorlagen. Die insgesamt 138 Anmeldungen gliedern sich wie folgt:

II.Stellenplan 2018 nach Stelleneinrichtungsverfahren sowie sonstigen Veränderungen

II.1 Gesamtdarstellung (Allgemeine Verwaltung)

Der Rat der Stadt hat in seiner Sitzung am 25.01.2017 den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2017 beschlossen.

Seitdem haben sich Änderungen ergeben, die zurückzuführen sind auf:

- Stelleneinrichtungen

- Stelleneinsparungen

- Umwandlungen und Verlagerungen von Stellen

- Bewertungsänderungen

Diese Änderungen sind in der Anlage „Dezernats- und fachbereichsbezogene Darstellung der Veränderungen zum Stellenplan 2017“ im Einzelnen beschrieben.

Nachstehend werden die Veränderungen gegenüber dem Stellenplan 2017 summiert dargestellt. Bis zur erneuten Beratung in der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses - voraussichtlich am 07.12.2017 - erfolgt eine weitere Fortschreibung. 

Gegenüber dem Stellenplan 2017 schließt der Stellenplan für das Haushaltsjahr 2018 vorerst mit 58,0 Mehrstellen ab.

*Die Aufhebung bestehender sowie die Anbringung neuer kw-Vermerke beinhaltet keine Veränderung des Stellensolls.

II.2Stelleneinrichtungen / Wegfall von kw-Vermerken

Die 91,5 Stelleneinrichtungen sowie die 3,5 dauerhaft einzurichtenden Stellen infolge Wegfall von  kw-Vermerken in der Allgemeinen Verwaltung – insgesamt 95,0 Stellen -  werden unter IV. bis VI. gesondert dargestellt. Die Begründungen sind im Einzelnen der Anlage „Dezernats- und fachbereichsbezogene Darstellung der Veränderungen zum Stellenplan 2017“ zu entnehmen. Hiervon hat der Rat der Stadt in seinen Sitzungen am 03.05., 14.06., und 12.07.2017 bereits 41,0 Stelleneinrichtungen sowie die Aufhebung eines kw-Vermerkes an einer 0,5 Stelle beschlossen.

Im VV wurden am 04.07.2017 als Ergebnis des stichtagsbezogenen Verfahrens insgesamt 88,5 Stellenbedarfe und sonstige Bedarfe anerkannt; darin enthalten sind 2,5 dauerhafte Stelleneinrichtungen (Wegfall kw-Vermerke).

Die Abweichung von insgesamt 6,5 Stellen zu den vorgenannten 95,0 Stellen resultiert aus 3,0 zusätzlichen Stelleneinrichtungen im Nachgang zur Stellenplanbereinigung sowie eines weiteren Wegfalls eines kw-Vermerkes (1,0) ohne Kostenrelevanz. Des Weiteren wurde der in der VV-Vorlage ausgewiesene Stellenbedarf für Kita-Personal um 2,5 Stelleneinsparungen saldiert mit 17,5 Stellen ausgewiesen, obwohl sich der tatsächliche Stellenbedarf auf 20,0 beläuft.

Die ab 2018 anfallenden Personalaufwendungen aufgrund der zusätzlichen Mehrstellen wurden bereits im Rahmen der Haushaltsanmeldung für den Personalkostenverbund zum Haushaltsplanentwurf 2018 berücksichtigt.

II.3Stelleneinsparungen / Anbringung von kw-Vermerken

Insgesamt können 32,0 unbesetzte Planstellen eingespart werden; davon 1,0 Planstelle aufgrund der Realisierung eines kw-Vermerkes. Hierbei handelt es sich um 21,5 Stellen für Sachbearbeiter/innen (Asyl), Sozialarbeiter/innen sowie Hausmeister/innen, die im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration aufgrund des Rückganges der Flüchtlingszahlen derzeit nicht benötigt werden.

Eine Wiederbesetzung weiterer 10,5 Stellen ist nach durchgeführter Aufgabenkritik nicht erforderlich.

Soweit sich aufgrund der Einsparung unbesetzter Planstellen finanzielle Auswirkungen ergeben, sind diese ebenfalls bei der Anmeldung zum Haushaltsplanentwurf 2018 eingerechnet worden.

II.4Stellenumwandlungen und -verlagerungen

Bei den durchzuführenden Stellenumwandlungen handelt es sich um die Umwandlung von Beamten- in Planstellen für Tariflich Beschäftigte und umgekehrt sowie um die Umwandlung von Vollzeit- in Teilzeitstellen und umgekehrt. Infolge dieser Stellenumwandlungen ergeben sich saldiert 1,5 Wenigerstellen (+ 4,0 Mehrstellen ./. 5,5 Wenigerstellen).

Die in der Anlage ausgewiesenen Stellenverlagerungen sind durch die Neuzuordnung von Planstellen zu anderen Organisationseinheiten erforderlich und stellenplantechnisch neutral.

II.5Bewertungsänderungen

Die in der Anlage aufgeführten Bewertungsänderungen sind auf Neubewertungen (aufgrund analytischer Dienstpostenbewertungen bzw. tariflicher Bewertungsprüfungen) sowie auf das Anbringen neuer bzw. die Realisierung oder den Wegfall bestehender ku-Vermerke zurückzuführen.

Bewertungsänderungen führen erst in Verbindung mit den sich hieraus ergebenden personellen Konsequenzen zu finanziellen Auswirkungen.

III.Stelleneinrichtungen (dargestellt unter verschiedenen Gesichtspunkten)

III.1Dezernats- und fachbereichsbezogene Zuordnung

Die unter III.1. dargestellten 91,5 Stelleneinrichtungen sowie die 3,5 dauerhaft einzurichtenden Stellen (Wegfall kw-Vermerke) - insgesamt 95,0 Stellen - verteilen sich auf die Dezernate wie folgt:

III. 2Gliederung nach Aufgabenbereichen und Aufgabenarten

Zuordnung der neuen Stellen nach Aufgabenbereichen:

Bei den 18,5 Stellen für freiwillige Aufgaben handelt es sich um:

2,0 Stellen für die Infotheken in den Bezirksämtern, B4 und B6

0,5 Stellen für Pressearbeit, FB 13

0,5 Stellen für die Akquise von EU-Förderprojekten, B 03

0,5 Stellen für die Kassenabrechnung therapeutischer Leistungen (Wegfall kw-Vermerk), FB 45

1,0 Stelle „Medienpädagogische Arbeit“, FB 45

2,0 Springer-Stellen für Bäderpersonal, FB 52

1,0 Stelle für Arbeitssicherheit (Möbellager), B 17

3,0 Stellen für Digitalisierung, FB 11

2,0 Stellen für Aufstiegsbeamte (stellenplantechnisch geführt bei FB 11)

1,0 Stellen für Unternehmensförderung, FB 02

1,0 Stelle für die Akquise und Entwicklung von europäischen Projekten, FB 02

1,0 Projektstelle „Wegweiser – gemeinsam gegen gewaltbereiten Salafismus“, FB 56

1,0 Stellen für Fachcontrolling, FB 56

2,0 Stellen für Koordination und Betreuung der ehrenamtlichen Helfer für Flüchtlinge, FB 56

III. 3Kosten und Refinanzierung

Nachfolgend ist die Aufteilung der Stellen nach dem Grad der Refinanzierung dargestellt. Zusätzlich zu den o.a. beschriebenen Finanzierungen / Deckungen in der Größenordnung von 3 Mio. € sind auch die mit den Stelleneinrichtungen korrespondierenden Erträge aus Gebühren und Personalkostenerstattungen bei der Refinanzierung mit einzubeziehen. Nach derzeitigem Stand werden durch Gebühren rd. 1,1 Mio. € und durch Personalkostenerstattungen 200.000 € refinanziert. In der Summe beläuft sich die Refinanzierung auf insgesamt 4,3 Mio. €. Es verbleibt somit ein ungedeckter Betrag in Höhe von rd. 1,8 Mio. € an den Gesamtkosten für die neuen Stellen. Dieser nicht refinanzierte Anteil beträgt 1% der gesamten Personalaufwendungen in Höhe von 189,4 Mio. €. 

Zuordnung der Bedarfe nach dem Grad der Refinanzierung:

IV. Gesamtentwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 unter Einbeziehung der Ertragssituation für Personal

V. Grafische Darstellungen und Erläuterungen

V.1Planstellenentwicklung  

Seit 2014 hat sich die Anzahl der Planstellen in der Allgemeinen Verwaltung (ohne Eigenbetriebe) wie folgt entwickelt:

*Die Abweichung von 2016 zu 2017 in dieser außergewöhnlichen Höhe resultiert aus der Stellenplanbereinigung. Bei der Steigerung der Planstellenanzahl von 2017 zu 2018 handelt es sich um eine planmäßige Erhöhung.

V.2Entwicklung der Mitarbeiterzahlen

VI.1 Personaldeckungsquote 2017

VI.2Beamtenquote

Die Beamtenquote stellt den prozentualen Anteil der Beamtinnen und Beamten zur gesamten Mitarbeiterzahl dar.

Beamtenquote (in Prozent) Allgemeine Verwaltung:

Beamtenquote (in Prozent) Gesamtverwaltung:

VI.3Versorgungsempfänger

Die Zunahme an Versorgungsempfängern korrespondiert mit den seit Jahren steigenden Versorgungslasten unabhängig von den jährlichen Besoldungsanpassungen.

Anzahl Versorgungsempfänger:

Laufender Versorgungsaufwand:

VI.4Personalintensität

Die Personalintensität stellt den prozentualen Anteil der Personalaufwendungen an den ordentlichen Aufwendungen im Haushalt dar.

VII.Ausblick

VII.1Demografie

Mit der Vorlage des Stellenplans 2017 wurde die Neukonzeption der Personalreserve vorgestellt und entsprechend beschlossen. Hiernach stehen der Verwaltung im Bereich der Personalreserve „Demografie“ 15 Vollzeitplanstellen zur Verfügung, um auf verschiedene Belange im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel reagieren zu können:

• Sicherstellung von Überlappungszeiträumen zum Wissenstransfer
• Vorzeitige Einstellung im Zuge externer Bewerberakquise
• Weiterbeschäftigung von Auszubildenden nach Ausbildungsende bis zum Erhalt einer regulären Planstelle
• Ausgleich von vorzeitigen Stellenvakanzen infolge des Ausgleichs von Langzeitarbeitskonten vor Ruhestand   

Auf diese zusätzlichen Möglichkeiten der Personalbewirtschaftung wurde in den im ersten Quartal des Jahres geführten Fachbereichsgesprächen hingewiesen. Das Angebot wird mehr und mehr genutzt, von dessen Wirksamkeit im Rahmen eines ganzheitlichen Personalmanagements die Verwaltung überzeugt ist.

Neben den bisherigen Verwendungszwecken soll zukünftig auch Personal den Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt werden, wenn sich in Teams oder sonstigen Funktionsbereichen das Durchschnittsalter massiv erhöht. Dieses weitere demografische Instrument soll helfen, die dortigen Mitarbeitenden gesund zu erhalten und die Leistungsfähigkeit im Interesse einer möglichst optimalen Aufgabenwahrnehmung zu erhalten. Hierzu wird die Verwaltung ein Konzept entwickeln, um nach objektiven Kriterien (z.B. Altersdurchschnitt, Krankheitsquote, Maß an körperlicher Arbeit) Einzelmaßnahmen zur Entlastung vornehmen zu können. Dabei werden alternative Maßnahmen wie z.B. Rotation zur besseren altersmäßigen Durchmischung unter dem Aspekt eines begrenzten Etats begleitend zu prüfen sein. Ob es in den kommenden Jahren einer Aufstockung der Mittel für die Personalreserve „Demografie“ bedarf (derzeitiges Gesamtvolumen 376.000 €), ist der Prüfung nach Konzeptentwicklung sowie dem demografischen Verlauf vorbehalten.             .     

VII.2Zielsteuerung Personal und Ausnahmen von der Wiederbesetzungssperre

Die Zielsteuerung Personal ist ein Baustein des ganzheitlichen Personalmanagements. Mit diesem Steuerungsinstrument wird die Beantwortung der Frage unterstützt, wie sich die Stadtverwaltung personell und aufgabentechnisch weiterentwickeln will und muss. So haben sich die Leitungen der Organisationseinheiten - mit Ausnahme der Eigenbetriebe, die über ein eigenes Personalmanagement verfügen - mit der zu erwartenden altersbedingten Fluktuation, Handlungsoptionen bei Freiwerden einer Stelle, Möglichkeiten der Prozessoptimierung (insbesondere Digitalisierung), Gestaltungsspielräumen im Rahmen der Aufgabenkritik, Refinanzierungsmöglichkeiten sowie Qualifizierungsbedarfen für ihr Personal ausführlich befasst.      

Das Verfahren Zielsteuerung Personal ist sodann in das neue Stelleneinrichtungsverfahren eingeflossen. Zu den geführten Dezernatsgesprächen wurden die Rückmeldungen der Organisationseinheiten mit den Anträgen auf zusätzliche Stellen abgeglichen und eine Übereinstimmung festgestellt.

Aus Sicht des Personal- und Organisationsdezernates kann darüber hinaus bestätigt werden, dass sich die Fachbereiche zunehmend mit den zuvor beschriebenen personalstrategischen Fragestellungen sowie der Nutzung demografieaktiver Instrumente aktiv auseinandersetzen. Hinzu kommt die verwaltungsumfassende Regelung der Geschäftsverteilung, wozu alle Organisationseinheiten aktuell aufgefordert sind, bis Jahresende für jede Stelle ihres Verantwortungsbereiches eine Arbeitsplatzbeschreibung der zuständigen Personalstelle bzw. dem Fachbereich Personal und Organisation zur Zustimmung und systemischen Hinterlegung vorzulegen, soweit Neuanlagen oder Aktualisierungen erforderlich sind.

Sind alle diesbezüglichen personalplanerischen Erwartungen an eine Organisationseinheit erfüllt, wäre aus Sicht der Verwaltung die Aufrechterhaltung der Wiederbesetzungssperre gemessen an dem Ziel eines ganzheitlichen Personalmanagements eher kontraproduktiv.

So hält die Verwaltung zwar grundsätzlich an der Wiederbesetzungssperre fest, jedoch soll zukünftig ein Teil der Organisationseinheiten hiervon in Gänze ausgenommen werden, sofern die Voraussetzungen gegeben sind. Es ist beabsichtigt, die Ausnahmeentscheidung durch das Personal- und Organisationsdezernat auf Vorschlag des Fachbereichs Personal und Organisation für die Dauer eines Jahres zu treffen. Über die Fortführung wird nach Prüfung der kontinuierlichen Erfüllung der Voraussetzungen entschieden.     

nachrichtlich:

Die Kosten und Refinanzierung der Stelleneinrichtungen für den Stellenplan 2018 werden in den nachfolgenden Erläuterungen im Detail dargestellt. Die Beschlussfassung zu den finanziellen Auswirkungen des Stellenplans 2018 erfolgt im Rahmen der Haushaltsplanberatungen im Finanzausschuss und Rat der Stadt Aachen.    

.

Inhaltsverzeichnis

I.Neues Stelleneinrichtungsverfahren 2018

I.1Verfahrensablauf

I.2Ergebnisse

II.Stellenplan 2018 nach Stelleneinrichtungsverfahren sowie sonstigen Veränderungen

II. 1 Gesamtdarstellung (Allgemeine Verwaltung)

II. 2Stelleneinrichtungen / Wegfall von kw-Vermerken

II. 3 Stelleneinsparungen / Anbringung von kw-Vermerken

II. 4 Stellenumwandlungen und -verlagerungen

II. 5 Bewertungsänderungen

III.Stelleneinrichtungen (dargestellt unter verschiedenen Gesichtspunkten)

III. 1Dezernats- und fachbereichsbezogene Zuordnung

III. 2Gliederung nach Aufgabenbereichen und Aufgabenarten

III. 3Kosten und Refinanzierung

IV. Gesamtentwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018

V. Grafische Darstellungen und Erläuterungen

V.1Planstellenentwicklung  

V.2Entwicklung der Mitarbeiterzahlen  

V.3Kostenentwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen

VI.Kennzahlen

VI.1Personaldeckungsquote

VI.2Beamtenquote

VI.3Versorgungsempfänger

VI.4Personalintensität

VII.Ausblick

VII.1 Demografie

VII.2Zielsteuerung Personal und Ausnahmen von der Wiederbesetzungssperre