Kenntnisnahme - FB 14/0157/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

(Emmerich)

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc).

Die Anzahl der aufgezeichneten Tätigkeiten betrug im Jahr 2017 7939. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (57,4% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (37,6% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (2691 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler aufgezeigt mit dem Ziel sie künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 632 Tätigkeiten). Den 1600 Aktivitäten mit überwiegender Entlastungswirkung ist vor allem die Prüfung des Jahresabschlusses 2015 zugeordnet.

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (8,4%) und des Internen Kontrollsystems (13,3%) zum Inhalt hatten, auf 21,7% (Tab. 2) gestiegen sind. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2017 hat sich mit einem Wert von 11,1% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr um 2,2% erhöht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Mitte 2014 wurde in Abstimmung mit dem Oberbürgermeister, FB 20 und FB 11 die Produktstrategie und die Zielsetzungen für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ konkretisiert. Darauf aufbauend sind sechs interne Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhaltet. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle gibt die Zielerreichung für 2017 wieder.

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sind die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1.In 2017 hat die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,83 Tage betragen. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, die nicht überschritten werden soll.

Zu 2.:Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans lag in 2017 bei 89 %, d.h. von den geplanten 56 Prüfungen konnten 50 umgesetzt werden (2016: 62%). Das Ziel wurde somit erreicht. Für 2018 sind 90 % als Erfüllungsquote vorgegeben, ab 2020 100%.

Zu 3 und 4.: In der Analyse der internen Ziel- und Kennzahlenvorgaben für 2017 ist erkennbar, dass die angestrebten Ziele der „Wirtschaftlichkeit“ und des „Internen Kontrollsystems“ von 15% sind erreicht worden sind. Gleiches gilt für die Tätigkeiten mit „Präventions- und Lerncharakter“. Hier wird mit 14,5% (11,1% sowie 3,4%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 6% sehr deutlich erreicht.

Es ist erkennbar, dass die internen Zielen und Kennzahlen „Fortbildungstage pro Mitarbeiter“ und „Kosten der Rechnungsprüfung je Einwohner/Stadt“ nicht erreicht wurden. Die Kosten sind insb. durch die Tarifsteigerungen und gestiegene Pensionsrückstellungen in 2017 stärker gestiegen als die Einnahmen. Die Kennzahl ist insofern schwer steuerbar.

Für 2018 wird ein wesentlicher Schwerpunkt in der Prüfung der Jahresabschlüsse 2016 und 2017 sowie die Kenntnisnahme der Gesamtabschlüsse 2011 bis 2014 zu sehen sein. Neben der Umsetzung des Prüfplans, wird insb. die Umsetzung des Gefährdungs- und Präventionsatlasses zur Korruptionsvorbeugung einen Schwerpunkt bilden. Parallel hierzu erfolgt zur Qualitätssicherung eine Prozessaufnahme und – Analyse aller wesentlichen internen Prozesse der Rechnungsprüfung. Im Bereich der IT-Prüfung werden sich 4 Prüfer auf die anspruchsvolle CISA-Zertifizierung vorbereiten.

3)      Finanzielle Effekte der Tätigkeit der Rechnungsprüfung

Die in den letzten Jahren vorgelegte Auswertung der Konsolidierungsbeiträge wurde auch für 2017 fortgeschrieben. Folgende Beträge wurden seit 2011 konsolidiert:

Im Jahr 2017 wurden konsumtiven Mittel in Höhe von 233.668,81 € und investive Mittel in Höhe von 152.686,05 € eingespart. Hierbei handelt es sich in erster Linie um nachgehende Prüfungen aus der technischen Vergabeprüfung, aus der VISA-Prüfung und teilweise aus Ordnungsprüfungen des Verwaltungshandelns. Der präventive Effekt der Tätigkeit der Rechnungsprüfung ist nur schwer abschätzbar. Die Anzahl der Beratungen hat zugenommen; die Verwaltung wendet sich gerade bei komplexen Vergabevorhaben im Vorfeld an FB 14. Es wird versucht dies auch zu quantifizieren.

Die eingeplanten Erträge in Höhe von 123.200 € aus der Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der regio iT hinsichtlich der Programmprüfung nach § 103 Abs. 1 Satz 1 Nr. 6 und anderen Prüfungen werden mit Einnahmen in Höhe von 121.601,25 € knapp unterschritten.