Kenntnisnahme - E 42/0096/WP17

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung der Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule  den Zwischenbericht zum 31. Dezember 2017 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen.

Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen.

Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 2.:

Die Höhe der Erträge hängt zusammen mit der Zahl der Studienreisen, siehe auch Aufwendungen Position 9.

Zu 3.:

Die Prognose wird den Ansatz zwar überschreiten, aber hier wird noch eine Rückzahlung von Zuweisungen erfolgen, die zu einer Reduzierung des Ist-Betrages führen wird. 

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte bekamen keine Bewilligung. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden ebenfalls nicht getätigt. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals  zurückzuführen. Hier wird ebenfalls eine Rückzahlung von Zuweisungen im Zusammenhang mit einem Projekt stattfinden, die zu einer geringen Verringerung des Ist-Betrages führen wird.

Zu 5:

Hier konnten u. a. Rückstellungen für Energie- bzw. Nebenkosten aufgelöst werden.

Aufwendungen:

Zu 1.:

Personalaufwand für Projekte, die (noch) keine Bewilligung erhielten, wurde nicht getätigt. Urlaubs- und Mehrarbeitskontingente konnten abgebaut werden.  

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarleistungen für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden und für noch nicht abgerechnete Honorare  Rückstellungen gebildet wurden.

Zu 3.:

Im Berichtszeitraum sind keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Es fand eine sparsame Bewirtschaftung statt.  

zu 6.:

Hier kann eine Reduzierung vorgenommen werden.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Der Aufwand für eingeplante Mittel für Projekte, die nicht stattgefunden haben, kann im Vergleich zum Ansatz nach unten korrigiert werden. 

Zu 9.:

Der Aufwand für diese Position hängt mit der Zahl der Studienreisen zusammen, siehe auch Erträge Position 2. Die Abrechnungen erfolgen teilweise später.

Zu 10.:

Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet.

Zu 11. und 12.:

Es wurde sparsam gewirtschaftet.

Zu 13.:

Es bestand ein erhöhter Bedarf an Fortbildungen und Schulungen. Der Mehraufwand in dieser  Position ist im Wirtschaftsplan gedeckt.

zu 14.:

Es fielen mehr Kosten für den Sicherheitsdienst an. Dieser Mehraufwand ist ebenfalls im Wirtschaftsplan gedeckt.

zu 15.:

Die Nebenkostenabrechnungen in dieser Position schlossen günstiger ab als geplant.

Zu 16.:

Es fanden keine Umzüge durch Fremdfirmen statt.

Zu 18.:

Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden nicht voll ausgeschöpft.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche allgemeine Integrationskurse und Jugendintegrationskurse eingerichtet.

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.

Der Wirtschaftsplan 2017 beinhaltet ein Risikoportal in Höhe von 344 TEUR. Dieses Risiko wurde durch das Risikomanagement als bestandsgefährdend ausgewiesen. Das Risiko konnte geschlossen werden, wie aus der Jahresprognose ersichtlich wird. Das geschah einerseits durch eine erfreuliche Entwicklung bei den Teilnehmendenentgelten und erhöhte Landeszuweisungen, andererseits durch sparsame Bewirtschaftung in den Aufwandspositionen. Außerdem ermöglichen diese Maßnahmen einen weiteren Aufbau von Rücklagen in Höhe von ca. 528 TEUR. Die Höhe dieser Summe ist vor allem auf eine einmalige Auflösung von Rückstellungen für Mehrarbeitsstunden aus dem Bereich der Weiterbildungslehrenden zurück zu führen, entstanden durch Teilnahme an der Gleitzeit, das wurde inzwischen durch eine neue Regelung geändert.

Es bleibt jedoch eine gewisse Unsicherheit für die Folgejahre bestehen, weil befristete Projekt- bzw. Drittmittel keine dauerhaft gesicherte Finanzierung gewährleisten.

Die Darstellung der Kennzahlen (Kurse, Teilnehmende, Unterrichtseinheiten, Honorare) des aktuellen Semesters werden im Vergleich zum gleichen Semester der letzten drei Jahre aufgeführt und zueinander im Verhältnis gestellt, z. B. durchschnittliche Teilnehmendenzahl pro Kurs.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

entfällt