Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule  den Zwischenbericht zum 31. März 2018 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen.

Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt.

In der Jahresprognose sind zum jetzigen Zeitpunkt nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem  möglichen negativen Jahresergebnis entgegen gewirkt werden.

Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben.

Zu 2.:

Die erhöhten Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den ebenfalls erhöhten  Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Das Herabsetzen von Drittmitteln ist auf eine Neubewertung des Risikoportals zurückzuführen. Die Jahresprognose wird nach unten korrigiert, weil nicht alle geplanten Projekte und Maßnahmen stattfinden.

Zu 5.:

Diese Sammelposition enthält u.a. neben Erträgen aus Werbeeinnahmen und Vermietung auch Auflösung von Rückstellungen. Die Werbeeinnahmen und Einnahmen aus Verpachtung/Vermietung sind noch nicht vollständig abgerechnet und mögliche Rückstellungen (Nebenkosten) können erst zum Jahresende aufgelöst werden.

Aufwendungen:

Zu 1.:

Es wird eine Erhöhung in der Jahresprognose  vorgenommen, weil einerseits die tariflichen Erhöhungen lediglich mit 1% eingeplant waren und zum anderen nicht bewilligte Projekte wegfallen bzw. der verspätete Beginn eines Projektes eine Korrektur nötig macht.

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. Auch hier kann die Jahresprognose für die kalkulierte Honorare der unter 1 genannten Projekte nach unten korrigiert werden.

Zu 3.:

Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Geplant sind aber noch weitere Unterhaltungsarbeiten. 

Zu 7.:

Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen.

zu 8:

Die kalkulierten Veranstaltungskosten für die weggefallenen bzw. terminlich verschobenen Projekte führen hier zu einer Minderung des Aufwandes. Das gleiche gilt für die kalkulierten weiterzuleitenden Drittmittel.

Zu 9.:

Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Ertragsposition 2.

Zu 10.:

Diese Position beinhaltet die Aufwendungen für die geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWG), die im  Berichtszeitraum im Wesentlichen noch nicht angefallen sind.

Zu 11.:

Es stehen noch Rechnungen aus.

Zu 12.:

Es stehen noch Rechnungen aus.

Zu 13.:

Es fanden im ersten Quartal relativ wenig Dienst- und Fortbildungsreisen statt bzw. wurden die durchgeführten noch nicht abgerechnet.

zu 14.:

Durch einen Wechsel des Sicherheitsdienstes stehen noch Rechnungen aus.

Zu 16.:

Die Umzüge sind im Laufe des Berichtsjahres geplant.

Zu 17.:
Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen.

Zu 18.:

Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Erläuterungen zur Jahresprognose

Ein Risikoportal des Wirtschaftsplanes in 2018 in Höhe von 177.000 € soll durch Akquisition weiterer Drittmittel sowie durch Optimierung des Programmangebotes geschlossen werden. Im ersten Quartal erfolgte die Bewilligung des Projektes „TREE  (TRAINING FOR INTEGRATIN REFUGES IN EUREGIO)“ für den Zeitraum 01.09.2017 bis 31.08.2020.

Die Sichtung von Förderprogrammen zur Akquisition von Projekten wird weiter vorangetrieben.

Die Darstellung der Kennzahlen, (Kurse, Teilnehmende, Unterrichtseinheiten, Honorare) zum aktuellen Semester werden im Vergleich zum gleichen Semester der letzten drei Jahre aufgeführt.

Im Übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen:

Entf.