Kenntnisnahme - E 42/0115/WP17

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule  den Zwischenbericht zum

31. März 2019 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen.  Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 2.:

Die Höhe der Erträge hängt mit der Anzahl der durchgeführten Studienreisen zusammen und korrespondiert mit den Aufwendungen in der Position 9.

Zu 3.:

Die Jahresprognose wird nach unten korrigiert, da hier Landesmittel über die Euregio Maas-Rhein erfolgen und somit zur Position Drittmittel (EU) verlagert werden.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Es sind in diesem Berichtszeitraum noch nicht alle Mittelanforderungen erfolgt.

Zu 5:

Diese Sammelposition enthält u.a. neben Erträgen aus Werbeeinnahmen und Vermietung auch Auflösung von Rückstellungen. Die Werbekosten sind noch nicht abgerechnet und mögliche Rückstellungen wurden noch nicht aufgelöst.

Aufwendungen:

Zu 1.:

Durch die Zunahme von Aufgaben im Bereich der Digitalisierung werden eine zusätzliche Stelle bzw. Stundenaufstockung notwendig.

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Wegen Wegfall einer drittmittelfinanzierten Maßnahme können Honorarkosten in der Prognose nach unten korrigiert werden.

Zu 3.:

Geplant sind noch weitere Unterhaltungs- und Renovierungsarbeiten bzw. die Umgestaltung von Räumen.  

Zu 4.:

Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Rechnungen vor.

Zu 7.:

Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten und die Fahrtkostenerstattung für Teilnehmende der Integrationskurse. Durch Wegfall von drittmittelgeförderte Maßnahmen kann hier eine Summe in der Position der zu erstattenden Fahrtkosten in der Prognose reduziert werden.

Zu 9.:

Der Aufwand für diese Position hängt mit der Anzahl der Studienreisen zusammen, siehe auch Erträge Position 2. Im Berichtszeitraum fehlen  noch einige Abrechnungen.

Zu 10., 11. und 12.:

Es wurde auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet.

Zu 13.:

Zusätzliche Fortbildungskosten entstanden im Berichtszeitraum durch Einführung der neuen Website mit verbessertem Service der Kursverwaltung und -buchung. 

zu 14.:

Es  stehen noch Rechnungen des Sicherheitsdienstes aus.

zu 15.:

Es liegen noch nicht alle Rechnungen für den Berichtszeitraum vor.

Zu 16.:

Es sind keine weiteren Umzüge in diesem Jahr geplant, so dass die Prognose nach unten korrigiert werden kann.

Zu 18.:

Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde.

Zu 21.:

Es stehen noch die Abrechnungen der Prüfung durch das GPA und die Kosten für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses 2017 aus.

zu 22.:

(Ersatz)Anschaffungen stehen im Laufe des Jahres noch aus.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.

Das Risikoportal für 2019 in Höhe von 100 TEUR  beinhaltet ein Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es soll durch Akquisition von Drittmitteln sowie durch Optimierung des Programmangebotes geschlossen werden.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

entfällt