Kenntnisnahme - FB 14/0260/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2019 wurden insgesamt 7114 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (55,6% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (44,5% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (2696 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 548 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (11,1%) und des Internen Kontrollsystems (14,9%) zum Inhalt hatten, im Moment 26,0% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2019 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 13,1% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr kaum verändert. Auch die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems wurden erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 17% (13,1% sowie 3,9%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung für 2019 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. In 2019 hat die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 1,6 Tage betragen. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug zum Ende des Jahres 2019 89%. Von den geplanten 44 Prüfungen konnten aufgrund des mehrwöchigen Ausfalls eines Prüfers zwei Prüfungen und aufgrund einer unerwartet vertieften Prüfung eine weitere Prüfung nicht mehr durchgeführt werden können. Die Prüfung des Jahresabschlusses 2018 und des Gesamtabschlusses 2016 waren ebenfalls für 2019 geplant, konnten aber aufgrund der späten Einbringung des Jahresabschlusses bzw. des noch nicht eingebrachten Gesamtabschlusses nicht abgeschlossen bzw. begonnen werden, sodass insgesamt 39 Prüfungen planmäßig umgesetzt worden sind.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2019 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.12. jeder Mitarbeiter durchschnittlich 2,9 Tage fortgebildet hat und die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner momentan bei 4,31 €/pro Einwohner liegen.

Aufgrund krankheitsbedingter Ausfälle eines Mitarbeiters seit Anfang Oktober und eines Mitarbeiters im Monat Dezember, konnte der geplante Haushaltsansatz 2019 in Höhe von 123.200 € nicht erreicht werden. Es wurde im Haushaltsjahr 2019 insgesamt 112.991,25 € vereinnahmt. Gegenüber dem Ansatz sind dies 10.208,75 € weniger. Neben den Kostenabrechnungen über die Anwenderkommunen der regio iT aus der öffentlich- rechtlichen Vereinbarung mit 101.505,00 € wurden Erträge in Höhe von 4.811,25 € aus von der Stadt Düren beauftragten IT-Prüfungen, 1.500 € vom Caritasverband für das Bistum Aachen e.V.,1.125 € vom Naturpark Nordeifel e.V. und 4.050 € für die Prüfung des Zweckverbandes Entsorgungsregion West –ZEW- erzielt. Nicht berücksichtigt sind IT-Prüfungen, die von FB 14 für die Eigenbetriebe mit einem Gegenwert von 3.337 € erbracht wurden, und die von FB 20 über den Verwaltungskostenbeitrag vereinnahmt wurden.

Mit den Beschlüssen der betroffenen Kommunen und Beteiligungen wurde nach Zustimmung der Kom- munalaufsicht die umfassende Aufgabenwahrnehmung hinsichtlich wesentlicher IT-Dienstleistungen vom Zweckverband civitec auf die regio iT GmbH übertragen. Gemäß § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NW besteht eine Prüfpflicht bei der Einführung bzw. Änderungen von Programmen mit finanzwirtschaftlichen Auswirkungen. Gemäß den Beschlüssen der Verbandsversammlung und des Verwaltungsausschusses des Zweckverbandes civitec am 18.12.2019 wird dies durch die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen ab dem 01.01.2020 formal wahrgenommen. In Absprache mit dem Rhein-Sieg-Kreis wurde eine Übergangszeit von 6 Monaten bis zum 30.06.2020 vereinbart. Ab dem 01.07.2020 übernimmt dann die Rechnungsprüfung Stadt Aachen die IT- Prüfungen des Rhein-Sieg-Kreises. Ebenso wird ab diesem Zeitpunkt auch der Kreis Gütersloh seine IT-Prüfung für die Infokom (bereits mit der regio iT fusioniert)  angeschlossenen Kommunen  auf die Stadt Aachen übertragen. Somit prüft die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen neben den 20 Kommunen der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung aus der Region Aachen und Heinsberg weitere 35 Kommunen des Rhein-Sieg-Kreises, des Rhein-Erft-Kreises und der Stadt Solingen sowie weitere 13 Kommunen des Kreises Gütersloh.

Für die Umsetzung dieser Aufgaben wurden zwei IT-Prüferstellen neu im Stellenplan 2020 der Stadt Aachen eingeplant. Vorgesehen ist, zunächst nur eine Stelle zu besetzen und erst bei entsprechend praxisorientiertem Bedarf auch die 2. Stelle zu bewirtschaften. Am 17.03.2020 wurde ein Auswahlverfahren durchgeführt und ein geeigneter Bewerber gefunden, der voraussichtlich am 01.06.2020 bei der Rechnungsprüfung eine Prüferstelle antritt.

Finanzielle Auswirkungen

keine