Entscheidungsvorlage - FB 63/0001/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Personal-. und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt, die Verwaltung mit Vorbereitungen für die Teilnahme am digitalen Bauantragsverfahren des Landes, dem Bauportal.NRW, unter Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen (inklusive der Einführung einer revisionssicheren E-Akte in der Bauaufsicht) zu beauftragen.

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt, die Verwaltung mit Vorbereitungen für die Teilnahme am digitalen Bauantragsverfahren des Landes, dem Bauportal.NRW, unter Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen (inklusive der Einführung einer revisionssicheren E-Akte in der Bauaufsicht) zu beauftragen.

Der Planungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt, die Verwaltung mit Vorbereitungen für die Teilnahme am digitalen Bauantragsverfahren des Landes, dem Bauportal.NRW, unter Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen (inklusive der Einführung einer revisionssicheren E-Akte in der Bauaufsicht) zu beauftragen.

Der Rat der Stadt Aachen nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, Vorbereitungen für die Teilnahme am digitalen Bauantragsverfahren des Landes, dem Bauportal.NRW, unter Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen (inklusive der Einführung einer revisionssicheren E-Akte in der Bauaufsicht) zu treffen.

Der Ratsantrag RA_616_17 vom 29.04.2020 gilt hiermit als behandelt.
 

Erläuterungen:

Die Fraktionen von CDU und SPD im Rat der Stadt Aachen haben mit ihrem gemeinsamen

Ratsantrag vom 29. April 2020 beantragt folgenden Beschluss zu fassen:

„Der Rat der Stadt Aachen beauftragt die Verwaltung, Vorbereitungen für die Teilnahme am digitalen Bauantragsverfahren des Landes, dem Bauportal.NRW, zu treffen.“

Der Ratsantrag ist mit nachfolgender Begründung versehen:

„Im Rahmen des Online-Zugang-Gesetzes (OZG) sind alle Kommunen dazu verpflichtet, bis zum Ende des Jahres 2022 alle behördlichen Verwaltungsleistungen online anzubieten. Dies gilt auch für die Einreichung von Bauanträgen. Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung entwickelt vor diesem Hintergrund für die Kommunen in NRW das Angebot eines Online-Bauportals.

Ziel ist dabei auch die Beschleunigung des Baugenehmigungsverfahrens, die medienbruchfreie Übergabe von Plan- und Bauantragsunterlagen sowie die Reduzierung des Papierverbrauchs.

Als digitale Modellregion ist die Stadt Aachen bereits in vielen Bereichen der Digitalisierung der Verwaltung und Serviceangeboten Vorreiter und Beispiel für andere Kommunen.

Bisher besteht bei der Stadt Aachen allerdings noch nicht die Möglichkeit, Bauanträge über ein Bauportal digital einzureichen.

Daher ist es naheliegend, dass die Stadt Aachen von dem Angebot der Landesregierung Gebrauch macht und sich dem Bauportal.NRW anschließt.“

Der gemeinsame Ratsantrag von CDU und SPD wurde durch den Rat der Stadt Aachen am 06. Mai 2020 angenommen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Leitgedanken:

Im Vorgriff auf die folgenden, detaillierten Erläuterungen, werden in aller Kürze nachfolgende Leitgedanken zusammengefasst:

Die Verwaltung befürwortet die Teilnahme am Bauportal NRW als notwendigen Schritt, um zukünftig das Bauantragsverfahren möglichst weitgehend medienbruchfrei digital abbilden zu können. Das Bauportal NRW wird mit dem Antragsassistenten in Kürze online gehen.

Im Schnitt gehen etwa 1200 Bauanträge pro Jahr bei der Stadt Aachen ein. Die Bauvorlagen werden mittlerweile zum Großteil digital erzeugt und somit wächst die Zahl der externen Anfragen zur Annahme von digitalen Dokumenten jährlich. Dieses wurde unter anderem seitens der AK NRW (Architektenkammer Nordrhein-Westfalen) kommuniziert.

Rechtliche Vorgaben sind bei einer Umsetzung sicherzustellen. Im Wesentlichen sind dies die Vorschriften der Landesbauordnung, die zum einen ein Schrifterfordernis festschreiben, zum anderen die dauerhafte Sicherung der Daten. Zum vorgenannten Punkt hat die Landesregierung eine Verordnung erlassen, die den Vorgaben des Schrifterfordernisses Rechnung tragen soll. Für die elektronische Antragstellung über das Bauportal.NRW trat 2020 die Verordnung (VO Bauportal.NRW) zur elektronischen Durchführung von Verfahren nach der Landesbauordnung 2018 auf dem Bauportal.NRW in Kraft. Sie regelt u.a. auch, dass die Authentifizierung durch den Vorlageberechtigten erfolgt - und nur durch diesen. Für die weiteren am Verfahren beteiligten Fachplaner*innen ist keine Authentifizierung vorgesehen.

Technisch fehlt es derzeit noch an der Möglichkeit der Datenspeicherung in einer revisionssicheren E-Akte. Ohne ein revisionssicheres Ablagesystem (vgl. §5 VO Bauportal.NRW) ist eine Teilnahme am Projekt Bauportal.NRW nicht möglich.

Sofern das Verfahren zukünftig vollständig digital, auch die Erteilung der Genehmigung betreffend, abgewickelt werden soll, wäre für die Mitarbeiter*innen der Bauaufsicht auch eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Darüber hinaus setzt eine digitale Bearbeitung auch in einem weiteren Schritt die Bereitstellung einer ausreichenden Hardware und leistungsfähiger Infrastruktur voraus.

Die Verwaltung beabsichtigt, bei Vorliegen der technischen Voraussetzungen zur revisionssicheren Datenspeicherung erste hybride Schritte zu unternehmen.

Insgesamt steht der Fachbereich Bauaufsicht vor der Herausforderung, die technischen, personellen und finanziellen Ressourcen zu gewährleisten. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass hierzu keine umfassenden Erfahrungen zu deren Einschätzung vorliegen.

Bauportal.NRW:

Das Bauportal.NRW ist ein vom Land NRW angebotenes Portal mit integrierter Plattform für die digitale Einreichung und Abwicklung von Bauanträgen. Das Bauportal.NRW setzt sich aus drei Modulen zusammen

• Informationsportal

• Antragsassistenten

• Kollaborationsplattform

Das Informationsportal ist seit Mai 2020 online und bietet allgemeine Informationen rund um das Thema Baugenehmigungsverfahren an.

Das zweite Modul ist der Antragsassistent, über dieses Modul wird das Einreichen von Bauanträgen und zugehörigen Dokumenten ermöglicht. Das Antragsassistentenmodul soll 2021 mit dem einfachen Baugenehmigungsverfahren (§64 BauO NRW 2018) starten. Eine Abfrage zur Teilnahme am Bauportal.NRW des Ministeriums ist im April 2021 an alle Bauaufsichtsbehörden gegangen. Anschließend folgen schrittweise die weiteren Baugenehmigungsverfahren. Zusätzlich zu den Antragsformularen bietet der Antragsassistent auch die Schnittstelle zum Servicekonto Nordrhein-Westfalen, über welches die Authentifizierung der Verfahrensbeteiligten abgewickelt werden soll. Das Antragsassistentenmodul wird mit der gesetzlich (bis 2023) vorgeschriebenen XBau-Schnittstelle an das kommunale Fachverfahren angeschlossen.

Es werden bei der Einführung des Antragsassistenten unterschiedliche Optionen zur Teilnahme am Bauportal.NRW angeboten werden. Beteiligungsoptionen für Bauaufsichtsbehörden:

• Entgegennahme von Antragsdaten und der anliegenden Bauvorlagen (Option 1)

• Entgegennahme der Antragsdaten, die Bauvorlagen werden vom Antragsteller postalisch nachgereicht (Option 2)

• Keine Entgegennahme von Antragsdaten und Bauvorlagen, Verweis auf eigenes kommunales elektronisches Antragsverfahren oder Informationsangebot (Option 3a)

• Keine Entgegennahme von Antragsdaten und Bauvorlagen, kein Verweis auf eigenes kommunales elektronisches Antragsverfahren oder Informationsangebot (Option 3b)

Ohne ein revisionssicheres Ablagesystem (vgl. §5 VO Bauportal.NRW) ist eine Teilnahme am Projekt Bauportal.NRW nur in Form von Option 3b möglich, es erfolgt bei Anfrage via Bauportal.NRW nur die Meldung, dass die zuständige Bauaufsichtsbehörde nicht an dem digitalen Verfahren teilnimmt.

Das dritte Modul bildet die Kollaborationsplattform, die Einführung der Plattform ist vom Ministerium für das Jahr 2021 geplant und soll allen Bauaufsichtsbehörden 2022 zu Verfügung stehen. Die Plattform bildet die Grundlage für die Projekträume und damit für die gesamte digitale Kommunikation, den Dokumentenaustausch und Beteiligung in den einzelnen Verfahren.

Alle Akteure eines Verfahrens haben die Möglichkeit, revisionssicher miteinander zu kommunizieren und so effizient Rückfragen zu klären und fehlende Dokumente nachfordern und einreichen zu können. Jeder Antrag hat dabei einen eigenen geschützten Projektraum.

Rechtliche Rahmenbedingungen:

Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (§ 1 Abs. 1 OZG) sind alle Kommunen verpflichtet, bis zum Ende des Jahres 2022 alle behördlichen Verwaltungsleistungen online anzubieten. Ebenfalls verpflichtet das E-Governmentgesetz NRW (EGovG NRW §5) die Behörde spätestens bis zum 1. Januar 2021 die Durchführung ihrer Verwaltungsverfahren mit Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen auf elektronischem Weg anzubieten.

Dies betrifft folglich mindestens das Einreichen von Bauanträgen. Dieser Aspekt würde sich mit dem Bauportal.NRW abbilden lassen.

Für digitalen Datenaustausch ist die verbindliche Anwendung der Standards XBau und XPlanung für den Bedarf „Austauschstandards im Bau- und Planungsbereich“ ab 2023 durch den IT-Planungsrat (Beschluss 2017/37) beschlossen. Das Land NRW hat sich in § 20 EGovG NRW zur Umsetzung von Standardisierungsbeschlüssen des ITPlanungsrates verpflichtet. Die von der Bauaufsicht der Stadt Aachen zukünftig eingesetzte Fachanwendung ProsozBau unterstützt diesen Standard und auch das Bauportal.NRW verwendet diesen für den Datenaustausch.

In der BauO NRW 2018 ist das Schrifterfordernis festgeschrieben, sowohl für den Bauantrag (§70) als auch für die Baugenehmigung (§74). Nach § 70 Abs. 1 BauO NRW 2018 kann die im Gesetz geforderte Schriftform nach Maßgabe des § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Gemäß der eIDAS-Verordnung und dem Verwaltungsverfahrensgesetzt NRW ist einer persönlichen Unterschrift nur die qualifizierte elektrische Signatur gleichzusetzen. Hier kann nur mit flächendeckender Einführung einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem elektronischen Behördensiegel dem Gesetz genügt werden.

Für die elektronische Antragstellung über das Bauportal.NRW trat in diesem Jahr die Verordnung zur elektronischen Durchführung von Verfahren nach der Landesbauordnung 2018 auf dem Bauportal.NRW (VO Bauportal.NRW, GV. NRW.) in Kraft. Die Verordnung ermöglicht für die Verfahren auf dem Bauportal eine Abweichung von den Schriftformerfordernissen der Landesbauordnung, die Unterschriften der Verfahrensbeteiligten auf den Antragsunterlagen als auch den Bauvorlagen vorsieht. Hierzu müssen sich Bauberechtigte Personen oder Bevollmächtigte, sowie Entwurfsverfasser*innen über das Servicekonto. NRW authentifizieren. Ansonsten gilt auch weiterhin das Schrifterfordernis.

Die Bauaufsichtsbehörde hat die Bauvorlagen einer baulichen Anlage so lange aufzubewahren, wie diese besteht. Bei Archivierung in elektronischer Form muss gewährleistet sein, dass die Unterlagen nicht nachträglich verändert werden können (§74 Abs. 5 BauO NRW 2018). Digital lässt sich diese Anforderung der Landesbauordnung nur durch revisionssichere Datenhaltung in einem angebunden Dokumentenmanagementsystem realisieren.

Technische Voraussetzungen:

Grundvoraussetzung für die Einführung digitaler Baugenehmigungsverfahren bei der Stadt Aachen ist der Umstieg auf die neue Version des Fachverfahrens in der Bauaufsicht um den XBau-Standard zu unterstützen, der ab 2023 verpflichtend für den Datenaustausch vorgegeben ist. Der Datenaustausch zwischen dem Bauportal.NRW und der kommunalen Fachverfahren erfolgt über diesen Standard XBau. Der Umstieg auf die neuste Version ProsozBau läuft bereits und wird nach dem aktuellen Stand im vierten Quartal 2021 abgeschlossen werden.

Die zweite technisch zwingende Voraussetzung ist der Aufbau einer revisionssicheren E-Akte innerhalb der Fachsoftware. Die dauerhafte revisionssichere Speicherung und Archivierung der digital eingereichten Dokumente ist zu garantieren, um den Grundsatz der Dauerhaftigkeit und Sicherheit der BauO NRW 2018 Genüge zu tun. Laut der im November 2020 vom Ministerium verteilten Handreichung für untere Bauaufsichtsbehörden zum Bauportal.NRW wird nochmals deutlich auf die Notwendigkeit der Gewährleistung der Datenintegrität nach §5 VO Bauportal.NRW verwiesen. Ohne ein revisionssicheres Ablagesystem ist eine Teilnahme am Projekt Bauportal.NRW faktisch nicht möglich, es erfolgt bei Anfrage via Bauportal.NRW nur die Meldung, dass die zuständige Bauaufsichtsbehörde nicht an dem Verfahren teilnimmt. Auch die Firma Prosoz, von der die Stadt Aachen das Fachverfahren ProsozBau bezieht, weist nochmals ausdrücklich darauf hin, dass für eine medienbruchfreie Kommunikation sowie eine revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente ein DMS wichtig ist und die Fachanwendung auch Schnittstellen zu dem bei der Stadt Aachen im einsatzbefindlichen DMS-System von Ceyonic liefert. Die gesamtstädtische Planung sieht den Start der Einführung des DMS im Fachbereich Bauaufsicht nach derzeitigem Stand zum Ende des vierten Quartals 2021 vor.

Sobald diese beiden technischen Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine Teilnahme am digitalen Baugenehmigungsverfahren via Bauportal.NRW grundsätzlich möglich.

Eine erste, hybride Testphase in Bezug auf digitale Bauanträge kann gemeinsam mit einem Kreis ausgewählter Architekt*innen beginnen mit dem Ziel, die verwaltungsinternen Abläufe zu prüfen und auf eine medienbruchfreie, digitale Arbeitsweise anzupassen. Die Stadt Köln führt eine ähnliche Testphase aktuell durch, in der parallel digitale und papierbasierte Bauanträge eingereicht werden. Hier bekommt die Kommune die Möglichkeit intern die Abläufe auf eine medienbruchfreie Arbeitsweise anzupassen.

Für die Anbindung des Fachverfahrens an das Bauportal.NRW sind zusätzliche XML-Schnittstellen notwendig, ebenso wie die Schnittstellen zum DMS der Stadt Aachen. Diese Schnittstellenkomponenten werden von der Firma Prosoz für die Fachanwendung angeboten. Die Schnittstelle der Fachanwendung an das Bauportal.NRW ist laut Hersteller ab Mitte 2021 verfügbar.

Um dem Ziel der medienbruchfreien Bearbeitung einen Schritt näher zu kommen, ist die Teilnahme am Bauportal.NRW allerdings nur ein Teilschritt. Im ersten Schritt wird damit die digitale Antragsstellung realisiert. Erst mit der Kollaborationsplattform erfolgt auch der digitale Austausch mit anderen Prozessbeteiligten und eine digitale Rückmeldung an die Antragssteller*innen. Dazu sind weiter Digitalisierungsmaßnahmen innerhalb der Verwaltung nötig. Grundvoraussetzung für eine Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise ist eine zuverlässige IT-Infrastruktur. Eine stabil laufende Serverlandschaft und eine leistungsfähige Netzwerkarchitektur bilden dafür die Grundlage.

Das Schrifterfordernis der BauO NRW 2018 setzt unter anderem technisch die Einführung einer qualifizierten elektronischen Signatur und eines elektronischen Behördensiegels mit ein. Eine Baugenehmigung in Papierform wird aktuell noch von der Bauaufsicht unterschrieben und gesiegelt.

Parallel zu der Annahme von digitalen Dokumenten im Baugenehmigungsverfahren sieht die BauO NRW 2018 weiterhin auch papierbasierte Bauanträge vor. Um die Prozesse intern in der Verwaltung einheitlich zu behandeln, muss hier im Bereich der Scan-Strategie auch das Thema (ersetzendes) Scannen von großformatigen, gesiegelten Plänen (bis A0) berücksichtigt werden. Nur mit einer geeigneten Scan-Strategie kann eine medienbruchfreie Antragsbearbeitung verwaltungsintern gewährleistet werden. Bei der Stadt Aachen ist bereits eine stadtweite, zentrale Scanstelle / Poststelle etabliert. Erfahrungswerte anderer Kommunen zeigen, dass eine dezentrale Ansiedlung innerhalb der Bauaufsicht sich im Fall von großformatigen Scanarbeiten bewährt hat.

Hier ist speziell geschultes und eingewiesenes Personal erforderlich, das die Qualitätsmaßstäbe überwacht und somit zu einem zügigen und rechtssicheren Verfahren maßgeblich beiträgt. Versuche, dies zentral zu organisieren, haben nach den Erfahrungen anderer Kommunen nicht zum Erfolg geführt. Hier sei exemplarisch die Stadt Dortmund benannt, die die Scanstell in den Fachbereich Bauaufsicht zurückverlegt hat, um von geschultem Personal die Dokumente in der gewünschten Qualität digitalisieren zulassen.

Dabei beginnt die Digitalisierung mit aktuellen Bauvorhaben. Ob im Weiteren auch die Aufnahme des Gesamtarchives mit einer Aktenlage zurückreichend bis in das 19. Jahrhundert möglich ist, kann zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden. Hierzu wäre dann die dezentrale Bereitstellung weiterer technischer Ausstattung (bspw. großformatige Scanner) sowie personeller Ressourcen erforderlich.

Hardwarebeschaffungen werden im Bereich der Monitore notwendig, die Sachbearbeitenden der Bauaufsicht müssen zum Beispiel die digitalen Pläne bearbeiten können. Dies schließt unter anderem Zeichnungen und Notizen auf diesen Plänen sowie überlagerndes Prüfen mehrerer Pläne mit ein. Um adäquat zu arbeiten und auch Pläne 1:1 abbilden zu können, sind hier sicherlich Monitore bis zu einem Format von A0 und auch die Toucheingabemöglichkeit technische Voraussetzungen. In diesem Bereich strebt der Fachbereich Testphasen an um das passend Equipment zu finden, bzw. greift gerne auf Erfahrungen anderer Kommunen und Fachbereiche zurück.

Natürlich geht eine Veränderung der Arbeitsweise nicht ohne ausreichende Schulung und direkte Betreuung der Mitarbeitenden einher. Des Weiteren müssen die anderen Fachbereiche der Stadt Aachen berücksichtigt werden, die innerhalb eines Baugenehmigungsverfahren beteiligt werden, auch diese müssen für die Medienbruchfreiheit adäquat digital mit den Dokumenten aus Baugenehmigungsverfahren arbeiten können.

Der Abschluss des Gesamtprojekts wird frühestens Ende 2022 vollzogen sein.

Finanzielle Auswirkungen

Die finanziellen Auswirkungen sind aktuell nicht abschließend absehbar. Es ist noch nicht bekannt in welcher Form bzw. Höhe ein Kostenbeitrag der Kommunen an der vom Land entwickelten Lösung Bauportal.NRW gefordert werden wird, da es sich aktuell noch um ein Modellprojekt handelt. Für die Anbindung der Fachsoftware an das Bauportal.NRW werden einmalig Einrichtungskosten bei der Firma Prosoz Herten GmbH und der regioIT anfallen. Für die nötige Hardware-, Softwareausstattung und entsprechende Unterstützung und Schulung der Mitarbeitenden werden verteilt über die nächsten Jahre weitere Kosten anfallen. Bei einer dezentralen Scan-Strategie, wie es unter anderem die Städte Dortmund und Köln sowie die Städteregion Aachen praktizieren, ist zu prüfen, ob und wie viel zusätzlicher Raum- und Personalbedarf innerhalb des Fachbereichs entsteht. Allerdings entstünde dieser Bedarf ebenfalls bei Nutzung einer zentralen Scanstelle.

Es sind für dieses Projekt zusätzliche Mittel bei FB11/400 einzuplanen.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: