Kenntnisnahme - Dez II/0037/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Rat, die Verwaltung wie folgt zu beauftragen:

1. für den Bereich der Meldung von Regel- und Compliance-Verstößen die Beauftragung eines externen Dienstleisters als Ansprechpartner zu prüfen;
2. den Bereich der Meldungen von Regel- und Compliance-Verstößen von Fragestellungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes abzukoppeln;
3. die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Meldung von Verstößen in der Verwaltung bekannter und unter den typischen Stichworten im Intranet auffindbar zu machen.

Der Rat beauftragt die Verwaltung:

1. für den Bereich der Meldung von Regel- und Compliance-Verstößen die Beauftragung eines externen Dienstleisters als Ansprechpartner zu prüfen;
2. den Bereich der Meldungen von Regel- und Compliance-Verstößen von Fragestellungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes abzukoppeln;
3. die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Meldung von Verstößen in der Verwaltung bekannter und unter den typischen Stichworten im Intranet auffindbar zu machen.

Erläuterungen:

Die CDU-Ratsfraktion hatte mit Tagesordnungsantrag vom 08.11.2023 den Tagesordnungspunkt „Umgang der Stadt Aachen mit Whistleblowern“ zur Sitzung des Hauptausschusses am 22.11.2023 beantragt. Die örtliche Rechnungsprüfung (FB14) hatte unter Beteiligung des FB 30 sodann die Sitzungsvorlage FB14/0185/WP18 zur Sitzung des Hauptausschusses gefertigt und insbesondere zum bereits im Jahr 2021 erfolgreich umgesetzten Projekt „vertraulich“ ausgeführt. Der Hauptausschuss verwies diese Angelegenheit an den Rechnungsprüfungsausschuss.

Der Rechnungsprüfungsausschuss am 07.12.2023 nahm die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und empfahl dem Hauptausschuss und dem Rat, die Verwaltung wie folgt zu beauftragen:

1. für den Bereich der Meldung von Regel- und Compliance-Verstößen die Beauftragung eines externen Dienstleisters als Ansprechpartner zu prüfen;
2. den Bereich der Meldungen von Regel- und Compliance-Verstößen von Fragestellungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes abzukoppeln;
3. die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Meldung von Verstößen in der Verwaltung bekannter und unter den typischen Stichworten im Intranet auffindbar zu machen.

Darüber hinaus beschloss der Rechnungsprüfungsausschuss regelmäßig im Rechnungsprüfungsausschuss in nicht-öffentlicher Sitzung über die Details der Meldungen zu berichten, soweit das rechtlich möglich ist.

Hinsichtlich der Beratung im Rechnungsprüfungsausschuss und den Rückfragen zur Meldeplattform „Vertraulich“ sowie deren Kompatibilität mit dem Hinweisgeberschutzgesetz hat die Rechnungsprüfung gegenüber dem Dezernat II mit E-Mail vom 30.01.2023 wie folgt ergänzend Stellung genommen:

„Der Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach § 12 Hinweisgeberschutzgesetz wird seitens der Stadt Aachen bereits durch das Betreiben der Meldeplattform „Vertraulich!“ nachgekommen. Zuständige Personen für die Entgegennahme und Durchführung von Folgemaßnahmen der Meldungen sind grundsätzlich identisch, können aber auch – wie bei der Stadt Aachen praktiziert wird - verschieden sein. Diese interne Meldestelle ist so auszustatten, dass Anonymitäts-, Vertraulichkeits- und Datenschutzvorgaben nach dem Hinweisgeberschutzgesetz gewahrt werden können. Hierdurch wird eine neutrale und sachkundige Kontaktverlagerung erzielt.

Es gibt hierbei verschiedene Ausgestaltungsmöglichkeiten hinsichtlich der Auslagerungen von Verantwortung für die:

a)    Verfahrensnotwendigkeiten nach § 17 HinSchG:

-          Bestätigung über den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen

-          Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt,

-          Hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt

-          prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,

-          ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und

-          ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG

b)    Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG (= Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung, zum weiteren Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß oder zum Abschluss des Verfahrens:

-          Interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren

-          die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweist

-          das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder

-          das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgegeben an

a)       eine beim Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder

b)       eine zuständige Behörde.

Die derzeitige Meldeplattform geht sogar aufgrund der Gewährleistung der Anonymität über die gesetzlichen Anforderungen hinaus.

§ 14 HInSchG beschreibt die Organisationsformen interner Meldestellen, wonach eine Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle – hier einer Ombudsperson - explizit möglich ist. Die Stadt Düsseldorf bereitet beispielsweise derzeit die Beauftragung einer Ombudsperson vor, da dort nicht über eine – wie in der Stadt Aachen bestehende – Meldeplattform, deren Blaupause nach wie vor von Kommunen angefordert wird, verfügt wird.

Unabhängig davon ist im kommunalen Vergleich jedenfalls derzeit aber keine externe „Betreuung“ in Gänze festzustellen. Vor- und Nachteile werden jedoch weitergehend auch im kommunalen Diskurs der zuständigen Fachbereiche geprüft.  

Derzeit wird durch FB 11 mit Unterstützung des FB 30 sowie FB 14 eine Überarbeitung der Meldeplattform - bspw. mit dem Ziel der Trennung von Gesundheitsthemen und Regelverstößen sowie die Verringerung der Anzahl der zuständigen Personen - vorbereitet.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: