Entscheidungsvorlage - E 49.5/0022/WP16-1

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur beauftragt die Verwaltung im Rahmen des vorläufigen Wirtschaftsplans für das Jahr 2011 mit der Umsetzung gem. Vorlage, d.h. Entnahme der Mittel für die Einmalkosten in Höhe von 262.000,00 € für Einrichtung und Umzug aus den Rücklagen und die zusätzliche Zurverfügungstellung von Personalmitteln für das Jahr 2011 sowie Prüfung der Personalausstattung ab 2012 gem. Anlage.

Erläuterungen:

Aufgrund der Ausführungen in der Sitzung des Betriebsausschusses Kultur am 30.09.2010 wurde eine chronologisch nach Zugangsdaten geordnete Liste der Ausstattungsgegenstände des Stadtarchivs mit Zustandsbeurteilung bzw. Hinweis auf die geplante Weiterverwendung (Anlage 1) sowie ein Diagramm beigefügt, das eine Übersicht über die Anschaffungszeiträume der vorhandenen Ausstattungsstücke gibt (Anlage 2, wird farbig als Tischvorlage nachgereicht).

Wie diesen beiden Unterlagen zu entnehmen ist,  sind fast Zweidrittel der Ausstattungsgegenstände älter als 20 Jahre, viele sogar älter als 35 bzw. 60 Jahre. In den letzten 20 Jahren sind nur noch dann neue Ausstattungsgegenstände hinzu gekommen, wenn der Arbeitsschutz dies erforderte (PC-Arbeitsplätze) oder dringend benötigte Geräte defekt waren. Bei diesen „Neuzugängen“ handelte es sich teils um bereits gebrauchte Ausstattungsstücke vom Lager.

Bei der Kalkulation der Kosten für Neuanschaffungen wurden die weiterhin nutzbaren Möbel und Ausstattungsgegenstände bereits berücksichtigt, so dass die beantragte Summe ausschließlich den notwendigen Bedarf darstellt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Stadtarchiv am neuen Standort außer der Ersatzbeschaffung  (gerade im Bereich Schränke, Restaurierung und Lesesaal) zusätzliche Räume ausstatten muß (z.B. Fotobearbeitung, eigener Arbeitsplatz für jeden der Magaziner, Anlieferungsraum etc.), die mangels Raum bisher nicht vorhanden waren, was bestimmte Arbeiten unmöglich machte.

Die Kostenkalkulation orientiert sich bei den Büromöbeln an dem bei der Stadt Aachen vorhandenen Beschaffungsvertrag für Büromöbel, bei den archivspezifischen Ausstattungsgegenständen an den durchschnittlichen Preisen für solche Spezialeinrichtungen.

Auszug aus der Niederschrift der Sitzung des Betriebsausschusses Kultur vom 30.09.2010

Beschluss 47/5/2010:

Der Betriebsausschuss Kultur nimmt die Vorlage der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis. Des Weiteren empfiehlt er dem Rat der Stadt die Mittel in Höhe von 262.000,00 € gem. Punkt 1 der Vorlage für die Einmalkosten (siehe TOP 8) im Wirtschaftsplan 2011 zusätzlich zur Verfügung zu stellen.

Er beauftragt die Verwaltung, zusätzliche Personalausstattung zu prüfen und ein Finanz- und Zeitkonzept zu entwickeln.

Entgegen des o.g. Beschlusses wird nach Abstimmung mit der Kämmerei empfohlen, die erforderlichen Mittel zunächst aus den Rücklagen zu entnehmen. Dies aufgrund der Tatsache, dass die erforderlichen Ausschreibungen bereits zum jetzigen Zeitpunkt auf den Weg gebracht werden müssen. Im Rahmen der Haushaltsplanberatungen ist hierüber eine endgültige Entscheidung zu treffen.

Aufgrund dessen wurde in Abstimmung mit dem FB 11 ein Personaltableau erstellt (Anlage3). Aus diesem ist sowohl der vorhandene Personalbestand mit den jeweiligen Aufgabenschwerpunkten ersichtlich wie auch der Umfang der durch das vorhandene Personal nicht abdeckbaren Aufgabenschwerpunkte. Ein Zeitkonzept findet sich in der letzten Spalte.

Laut § 6 des Landesarchivgesetzes NRW vom 16.03.2010 hat jeder das Recht, Archivgut auf Antrag zu nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt wird. Die abliefernden Stellen bzw. ihre Funktions- und Rechtsnachfolger haben das Recht, Archivgut, das auf ihren Unterlagen gebildet wurde, jederzeit zu nutzen.

Die Nutzung kann sowohl durch persönliche Einsichtnahme als auch durch schriftliche Anfrage erfolgen.

Aufgrund dieser archivgesetzlichen Bestimmungen ist eine weitere Einschränkung der Dienstleistungen des Stadtarchivs nicht möglich. Jegliche Nutzung erfordert zudem, dass das neu in das Archiv eingehende Material fachgerecht aufbereitet wird, so dass einzelne Stücke überhaupt auffindbar sind.

Zudem ist während des Umzuges sowohl am alten wie auch am neuen Archivstandort ganztägig die Anwesenheit von jeweils drei mit den Archivbeständen vertrauten Archivaren/innen bzw. Archivfachangestellten notwendig, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Vorbereitung und Durchführung des Umzugs sowie Übernahme umfangreicher Unterlagen aus den Verwaltungskellern können daher nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn ab spätestens Juli 2011 ein weiterer Diplom-Archivar / eine weitere Diplom-Archivarin im Stadtarchiv mitarbeitet.

Die stetig steigende von Anzahl Anfragen zu den Standesamtsregistern, die vielfach von Amtsgerichten, Notaren, Rechtsanwälten und ähnlichen öffentlichen Stellen, die einen Rechtsanspruch auf Auskunft haben, kommen und für die, mit Ausnahme der Amtsgerichte, auch Gebühren erhoben werden, können nur noch durch die Einrichtung einer entsprechenden Teilzeitstelle bewältigt werden, da diese Aufgabe dem Archiv durch Bundesgesetz zusätzlich übertragen wurde und vom vorhandenen Personal nicht mehr zu bewältigen ist.

Demzufolge  ist die Einrichtung zweier weiterer Stellen ab dem Jahre 2011 erforderlich.

Eine Stelle soll nach Möglichkeit aus der Personalbörse besetzt werden, was gesamtstädtisch kostenneutral wäre. Die weitere Stelle zieht ein Volumen von 20.000,00 € ab 07/11 nach sich.