17.05.2018 - 4 Strategie zur nachhaltigen Personalgewinnung un...

Vorweg erläutert Herr Dr. Kremer, dass er in abwechselnder Reihenfolge gemeinsam mit Frau Hassiepen und Frau Buchem das Konzept zur nachhaltigen Personalgewinnung und -bindung für die Stadtverwaltung im Rahmen einer Präsentation vorstellen werde. Aus zeitlichen Aspekten werde man jedoch nur auf besondere Eckpfeiler bzw. Maßnahmen aus dem rund 200 Maßnahmen umfassenden Aktionsplan der Personalgewinnungsstrategie eingehen.

Die Präsentation gliedere sich inhaltlich wie folgt:

> Darstellung der Ausgangssituation

> Notwendigkeit einer Personalgewinnungsstrategie

> Personalbedarfsplanung als Basis

> Weg der Bewerber/innen

   1. Bewerber/innen aufmerksam machen

   2. Die Stellenausschreibung

   3. Bewerbungseingang und Auswahlprozess

> Weg der Mitarbeiter/innen

   4. Eingliederung

   5. Mitarbeiterbindung

   6. Austritt aus dem Unternehmen

> Personalgewinnung und Personalbindung im Ausbildungsbereich

> Was brauchen wir dafür?

Herr Dr. Kremer, Frau Hassiepen und Frau Buchen führen in abwechselnder Reihenfolge durch die Präsentation und berichten, dass die Stadt Aachen wie viele andere Kommunen vor einer großen Aufgabe stehe. Um die erhöhten Anforderungen meistern zu können, müssten bestimmte Rahmenbedingungen geschaffen werden. Daher habe die Verwaltung mit Blick auf die demographische Entwicklung, den Fachkräftemangel und die Herausforderungen der Stellenentwicklung ein umfangreiches Konzept zur nachhaltigen Personalgewinnung und -bindung erarbeitet. Eine vorausschauende Personalplanung erfordere eine ständige Überprüfung der äußeren Rahmenbedingungen  sowie der inneren Entwicklung. In diesem Kontext seien auch im Besonderen die berufsgruppenspezifische Altersstrukturanalyse sowie die generelle Verfügung zur Aufhebung der Wiederbesetzungssperre mit sofortiger Wirkung zu sehen. Die Herstellung eines attraktiven Arbeitgeberimages sowie eine zielgruppenorientierte und spezifische Bewerberansprache seien unerlässlich. Die Verwaltung beabsichtige daher, städtische Mitarbeiter/innen -bei weiterer Verschärfung des Mangels an Fachkräften- mit dem Angebot einer finanziellen Anwerbeprämie zu Markenbotschaftern zu machen, die Beseitigung von unnötigen Befristungen von Arbeitsverhältnissen sowie eine Überprüfung der Möglichkeit, bei guter Leistung bereits bestehende Arbeitsverhältnisse zu entfristen. Zudem würden finanzielle Anreize für einen Arbeitergeberwechsel unter Nutzung der tariflichen und besoldungsrechtlichen Möglichkeiten angeboten. Zur Schaffung verbesserter Beförderungsperspektiven passe die Verwaltung aktuell die städtischen Beförderungsrichtlinien an. Unter anderem könnten bei externen Einstellungen mit Blick auf deren Beförderungschancen beim bisherigen Arbeitgeber bei guter Beurteilung und entsprechenden Erprobungszeiträumen vorzeitige bzw. unterjährige Beförderungen ermöglicht werden. Ebenso sei eine grundsätzliche Beförderung in Bezug auf den gesetzlichen Zulagenanspruch nach 12 Monaten Wartezeit beabsichtigt. Einen weiteren wichtigen Aspekt stellten bereichsspezifische / zielgruppenorientierte Personalentwicklungskonzepte dar. Derzeit bestehe ein besonderer Personalbedarf in den Bereichen/Berufsfeldern von Kindertageseinrichtungen und Offenen Ganztagsschulen, Feuerwehr und Ingenieurberufen. Auch im allgemeinen Verwaltungsbereich ließe sich der Personalbedarf jedoch bereits seit einigen Jahren nicht mehr nur durch eigene Nachwuchskräfte decken. Ein besonderes Augenmerk liege daher darauf, die Anzahl der Quereinsteiger/innen zu erhöhen. Aus vorgenanntem Grund seien beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem Studieninstitut ergänzende Qualifizierungsformate zu entwickeln, um Quereinsteiger/innen entsprechend in die Lage zu versetzen, den verwaltungsspezifischen Anforderungen zu genügen und ihnen gleichzeitig eine verwaltungsweite Einsatzmöglichkeit sowie langfristige Entwicklungsmöglichkeiten zu gewährleisten.

Einen sehr wichtigen Baustein des Personalgewinnungskonzeptes stelle die Außenwerbung mitsamt der Karriereseite (Karriereportal - „Amt für Traumjobs“) dar und könne als Visitenkarte des Arbeitgebers angesehen werden. Nach den Sommerferien falle der Startschuss zu einer großen Imagekampagne. Es gelte insbesondere auch bei Stellenausschreibungen, diese den neuen Anforderungen (u.a. durch social media recruiting) anzupassen. Um langfristig eine qualitativ und quantitativ auskömmliche Personalausstattung für die Stadt Aachen zu gewährleisten, sehe man die Notwendigkeit, verstärkt extern auszuschreiben. Die Stadt Aachen müsse unbedingt mit Arbeitgebervorteilen punkten. Entscheidend sei dabei auch, dass neue finanzielle Anreize -beispielsweise bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen die Gewährung eines Anwärtersonderzuschlags oder der Zahlung einer Zulage an IT-Fachkräfte- geboten würden.

Eine ebenso maßgebliche Rolle spiele „auf der Reise“ der Bewerber/innen zudem der Bewerbungs- und Auswahlprozess. Ein wertschätzender und professioneller Umgang mit den Bewerber/innen vom ersten Kontakt bis zur Einstellung / ggf. Absage sei prägend für das Bild, welches die Stadt Aachen nach außen hin vermittle.

Demzufolge sei nach der Entwicklung einer Karriereseite die Einrichtung eines Online Bewerberportals im Zuge der Digitalisierung der nächste konsequente Schritt. Die Einrichtung dieses Portals sei Teil des Multiprojekts Digitalisierung FB 11 und erhalte höchste Priorität. Über die Anmietung des Gebäudes Aureliusstraße 30 zum August 2018 werde nun auch ein einladendes bzw. repräsentatives Entrée geschaffen. Zukünftig halte man in diesem Gebäude auch Räumlichkeiten für das Studieninstitut vor.

Die ersten Tage und Wochen, welche die Mitarbeiter/innen bei der Stadt verlebten, übten einen entscheidenden Einfluss auf die weitere Identifikation mit ihrem Arbeitgeber aus. Die Verwaltung habe bereits 2017 das Konzept zur Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen eingeführt. Die Durchführung von Eintrittsinterviews, die Einführung von Willkommensmappen, Begrüßungsveranstaltungen und einem Newcomer-Frühstück sowie eine qualitätsvolle Einarbeitung neuer (Führungs-) Kräfte könnten als weitere flankierende Eckpfeiler gesehen werden.

Daneben wolle man zur Unterstützung der Mitarbeiterbindung die Beschäftigungsbedingungen und das jeweilige Arbeitsumfeld beispielsweise durch flexible Arbeitszeitmodelle, Telearbeit, mobile Arbeit, Entkopplung von Vertretungsverträgen, ein attraktiveres technisches Arbeitsumfeld sowie modernere Arbeitsplätze stetig verbessern. Auch die Arbeitssicherheit und das Gesundheitsmanagement spielten zur Intensivierung der Verbesserung eine große Rolle. Daher werde man die kontinuierliche Umsetzung der festgelegten Maßnahmen im Rahmen des Sicherheitskonzeptes Gewaltprävention konsequent verfolgen. Die besondere Bedeutung der Work-Life-Balance unterstrichen das Konzept Familie 4.0, das Teilzeitkonzept und auch der Gleichstellungsplan der Stadt Aachen. Mitarbeiterbefragungen, Weiterbildungen wie „Kompetent Managen“ und zielgruppenspezifische Personalentwicklungskonzepte rundeten das Maßnahmenpaket an dieser Stelle ab.

Auch bei ihrem Austritt aus dem Unternehmen sollten ausscheidende Mitarbeiter/innen künftig stärker bzw. systematischer begleitet werden, damit sie die Arbeitgeberin Stadt Aachen in positiver Erinnerung behielten.

Als weiterer Schwerpunkt werde die Ausbildung in der Verwaltung modernisiert, man setze auch hier auf neue Inhalte. Grundsätzlich solle die Ausbildung eine Intensivierung erfahren. Entsprechende Maßnahmen in diesem Segment seien die Steigerung der Ausbildungszahlen im Bereich der Allgemeinen Verwaltung, die Erhöhung der berufsgruppenspezifischen Ausbildungs- und Studienangebote, die Steigerung der beruflichen Qualifizierungen im Beschäftigtenbereich, das Angebot der modularen Qualifizierung, die Erhöhung der Praktikumsangebote, der Ausbau der Marketingaktivitäten im Ausbildungsbereich, die Herstellung einer persönlichen Bindung, die qualitative Verbesserung der Ausbildung sowie das Angebot von Wohnraum in Kooperation mit der Gewoge und FB 56 für Auszubildende. Ebenfalls seien ein Ausbau der Vernetzung mit externen Partnern wie Berufsschulen, Kammern und Hochschulen geplant.

Abschließend merkt Herr Dr. Kremer an, dass die im Rahmen der Gesamtstrategie dargestellten Maßnahmen mit erheblichen zusätzlichen Arbeitsaufwänden sowohl in der Umsetzung als auch im Controlling der Wirksamkeit verbunden seien.

Im Anschluss an die Präsentation spricht Frau Eschweiler der Verwaltung ein großes Kompliment aus. Sie habe den Vortragenden jeweils mit Freude zugehört. Das von der Großen Koalition gewünschte Konzept sei einzigartig, absolut durchdacht und in seiner Darstellung sehr dezidiert und gebe ihr so im Hinblick auf die Wichtigkeit dieses Konzeptes ein sicheres Gefühl. Es sei mit Bezug auf den Ratsantrag der Großen Koalition schön zu sehen, dass aus der Zusammenarbeit von Politik und Verwaltung etwas so Gutes einstehen könne.

Herr Servos spricht der Verwaltung ebenfalls seinen Dank aus. Die spürbare Begeisterung der Autoren beeindrucke ihn sehr. Man stehe nun vor der großen Aufgabe der Umsetzung. Das Konzept müsse mit Leben gefüllt, sich im Alltag niederschlagen und in der Praxis durch gute Arbeitsergebnisse belegt werden. Auch die Imagekampagne gefalle ihm sehr gut; es seien die richtigen Instrumente gewählt worden. Lediglich im Rahmen der Ausschreibungstitel gebe es einen kleinen Kritikpunkt; diese wünsche er sich zukünftig „ansprechender“. Im Weiteren betont er die Wichtigkeit, dass sowohl die Mitarbeiter/innen als auch die Bewerber/innen ein hohes Maß an Wertschätzung erführen. Der Maßnahmenkatalog (z.B. Entfristungen / Arbeitszeitmodelle / hoher Stellenwert bei Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement / Austrittinterviews) unterstreiche dies in vielfältiger Weise. Aus- und Weiterbildung stellten ebenfalls wichtige Aspekte im Rahmen eines nachhaltigen Konzeptes dar. Die Optimierung dieser Segmente durch eine kreative Zusammenarbeit mit Fachbereichen und Schulen finde auch seine Unterstützung. Die grundsätzliche Aufhebung der Widerbesetzungssperre befürworte er sehr, da er sie zwischenzeitlich auch für das falsche Steuerungsinstrument gehalten und sie entsprechend kritisch gesehen habe. Es gelte nun als Ausschuss das Signal zu setzen, dass man bereit sei, für die Umsetzung des Konzeptes entsprechende Ressourcen in die Hand zu nehmen. Man befinde sich auf dem richtigen Weg.

Frau Begolli betont, dass auch für sie die Begeisterung der Vortragenden spürbar gewesen und sie im Vorfeld die Vorlage mit Freude gelesen habe. Der Maßnahmenkatalog sei in Gänze gut, logisch strukturiert und mit Weitsicht gefertigt worden. Zur Wiederbesetzungssperre erläutert sie, dass die Opposition in ihr immer nur ein Instrument zur Erzielung von Einsparungen gesehen habe. Nach einem langen Prozess von über 5 Jahren käme nun endlich Bewegung in die Mitarbeiter/innen-Struktur. Dass man die Wiedersetzungssperre nun grundsätzlich aufheben könne, sei der guten Arbeit der Verwaltung zu verdanken. Großes Lob habe sie für die in der Vorlage aufgeführten Maßnahmen im Ausbildungsbereich. Hier erfreue sie im Besonderen die Unterbreitung von Wohnraumangeboten sowie die Erhöhung der Praktikumsangebote. Die Steigerung und Intensivierung der Ausbildung sei ein sehr wichtiges Feld. Es müsse darauf geachtet werden, dass sowohl die Qualität der Ausbildung als auch die Qualität der Ausbilder/innen sichergestellt werde. Die in der Vorlage guten Ansätze gelte es -gegebenenfalls durch die Erarbeitung von Ausbilderleitfäden- zu vertiefen und zu verstetigen. Abschließend betont sie an dieser Stelle, dass eine kostenneutrale Umsetzung des Konzeptes selbstverständlich nicht möglich sei. Die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen sollte jedoch für alle Fraktionen außer Frage stehen. Insgesamt sei das Konzept eine runde Sache und die Imagekampagne sehr pfiffig und begeisternd.

Auch Herr Lübben bedankt sich bei den Vortragenden für die mit Begeisterung vorgestellte Präsentation. Grundsätzlich sei die Gesamtstrategie professionell und ansprechend. Insgesamt halte er sie jedoch für sehr ambitioniert. Eine zusätzliche Stelle im Ausbildungsbereich könne hier unterstützend sein. Abschließend wünsche er sich, dass die Verwaltung für die Auszubildenden Austauschprogramme sowohl mit Partnerstädten als auch mit anderen regionalen Städten organisiere.

Herr Dr. Kremer merkt zur vorherigen Einlassung an, dass bereits Austauschprogramme durchgeführt würden. Die Verwaltung strebe jedoch hier einen Ausbau an. Beispielsweise könne er sich eine Teilnahme an dem Projekt „Europäische Praktikumsbörse“ vorstellen.

Herr von Courbiére bedankt sich für den Vortrag. Der Verwaltung sei ein professionelles Strategiekonzept gelungen. Seine Fraktion habe das Instrument der Wiederbesetzungssperre schon immer kritisch gesehen und sich deren Wegfall gewünscht. Desweitern erkundigt er sich, ob es zum einen bereits städtische Verbindungen in die Hochschulen gebe und zum anderen inwieweit Übernahmegarantien für Auszubildende bestünden bzw. angedacht seien. Zudem merkt er an, dass ein wichtiger Hygienefaktor im Rahmen der Personalführung die Führungskompetenz darstelle. Sie sei von großer Bedeutung und stelle einen entscheidenden Dreh- und Angelpunkt dar. Hier gelte es gut aufgestellt zu sein, da die Bindung der Mitarbeiter/innen im Besonderen von den Führungskräften abhänge.

Herr Dr. Kremer führt diesbezüglich aus, dass sowohl aus der Vorlage als auch aus dem Maßnahmenkatalog die bestehende Vernetzung mit Hochschulen hervorgehe. Zur Übernahmegarantie erläutert er, dass gerade im Bereich Kindertageseinrichtungen und im Verwaltungsbereich fast ausnahmslos Übernahmegarantien ausgesprochen würden. Auch dem großen Themenfeld „Führungskräfte“ sei ein eigener Baustein gewidmet. Dieses Thema stehe unter besonders sorgfältiger Betrachtung.

Frau Plum führt aus, dass durch die Strategie zur nachhaltigen Personalgewinnung und -bindung nunmehr der Grundstein zum Wegfall der Wiederbesetzungssperre gelegt worden sei. Sie betont jedoch auch, dass die Einführung der Wiederbesetzungssperre im Rahmen der Haushaltskonsolidierung und nicht aus einer Laune heraus beschlossen worden sei. Zum damaligen Zeitpunkt sei die Einführung dieses Instrumentes richtig und wichtig gewesen, da das bestehende System eine Durchschaubarkeit habe vermissen lassen. Aktuell sei man haushalterisch gut aufgestellt. Zudem habe die Einführung weiterer nachhaltiger Personalsteuerungsinstrumente (z.B. Zielsteuerung Personal, Stellenplan) und das neue Stelleneinrichtungsverfahren zu großer Transparenz und damit einhergehender politischer Entscheidungskompetenz geführt. Die Wiederbesetzungssperre sei immer nur als temporäres Instrument zu sehen gewesen und konnte dank der neuen Dezernatsleitung nunmehr einer zügigen Aufhebung zugeführt werden.

Frau Hassiepen betont, dass bei der Kampagne eine maßgebliche Unterstützung durch den Fachbereich Presse und Marketing erfolgt sei und man werde in diesem Themenfeld weiterhin einen gemeinsamen Weg gehen.

Abschließend weist Herr Dr. Kremer darauf hin, dass am kommenden Mittwoch eine Pressekonferenz zur Personalgewinnungsstrategie stattfinden werde. Auch möchte er an dieser Stelle den Mitarbeitern/innen und den Fraktionen für die politische Unterstützung auf dem bisherigen Weg danken.

Die Präsentation und der Maßnahmenkatalog sind als Anlage in Allris hinterlegt. Aufgrund ihres Umfanges werden sie jedoch dem Druckexemplar der Niederschrift nicht beigefügt, sondern den Mitgliedern des Ausschusses per GroupWise übersandt.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig.

Beschluss:
Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die vorgelegte „Strategie zur nachhaltigen Personalgewinnung und -bindung für die Verwaltung der Stadt Aachen“ zur Kenntnis.

Außerdem nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss die grundsätzliche Aufhebung der Wiederbesetzungssperre für frei werdende Stellen (einschließlich der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen) mit sofortiger Wirkung im Kontext der Umsetzung des neuen Personalgewinnungskonzeptes zur Kenntnis.