Kenntnisnahme - FB 01/0667/WP18

 

Ausgangssituation

Mit Schreiben vom 04.02.2025 beantragt der Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Aachen-Stadt e. V. die fortlaufende finanzielle Unterstützung für die Entwicklung und den Betrieb einer Website, die gezielt Angebote für Kinder, Jugendliche und deren Erziehungsberechtigte für die Stadt Aachen und StädteRegion Aachen zusammenführt. Ziel dieser Plattform ist es, eine zentrale Anlaufstelle zu schaffen, auf der relevante Informationen und Angebote für die genannte Zielgruppe gebündelt und übersichtlich präsentiert werden. Besonders im Fokus steht die Zielgruppe der Jugendlichen ab der weiterführenden Schule, die zunehmend in der Lage sind, aktiv an digitalen Medien teilzuhaben und eigene Inhalte zu erstellen. Durch diese Website sollen sowohl die Reichweite als auch die Sichtbarkeit von Aktionen und Angeboten für Kinder und Jugendliche signifikant erhöht werden.

 

Die Finanzierung für die Ersteinrichtung der Website wurde bereits durch den Fördertopf „Heimat-Scheck Nordrhein-Westfalen“ gesichert, wobei ein entsprechender Antrag von der Arbeiterwohlfahrt erfolgreich gestellt und bewilligt wurde. In diesem Kontext wünschen sich die Antragstellenden, dass die technische Umsetzung des Projekts federführend durch den AWO Kreisverband Aachen-Stadt e.V. erfolgt.

 

In der Sitzung des Jugendforums wird die Fachverwaltung die Thematik jugendgerecht und anschaulich aufbereitet präsentieren.

 

Sachstand Informationswebseiten der Stadt Aachen

Die Stadtverwaltung betreibt bereits eine Reihe von digitalen Informationsportalen, die unterschiedliche Zielgruppen mit relevanten Bildungsangeboten, Dienstleistungen und Veranstaltungen adressieren. Im Folgenden werden die zentralen Plattformen der Stadtverwaltung kurz dargestellt.

 

•         Plattform für Bildungsangebote: Bildungsportal

Das Aachener Bildungsportal stellt eine umfassende Suchplattform für Bildungs-, Kultur- und Freizeitangebote in der Stadt dar. Es bündelt eine Vielzahl von Angeboten und ermöglicht den Nutzerinnen durch gezielte Filter- und Sortierfunktionen eine einfache und schnelle Suche nach relevanten Angeboten. Besonders hervorzuheben ist die Nutzerfreundlichkeit, da die Webseite responsiv und somit auch über mobile Endgeräte problemlos zugänglich ist. Anbieter*innen haben die Möglichkeit, ein eigenes Profil anzulegen, ihre Angebote selbst zu pflegen und öffentlich zu bewerben – ein großer Vorteil, insbesondere für kleinere Anbieter*innen, die keine eigene Webseite besitzen und durch die prominente Platzierung neben größeren Anbietern eine erhöhte öffentliche Aufmerksamkeit erfahren können. Das Portal fungiert als eines der zentralen Angebote der Stadt für die Bildungslandschaft und wird von Mitarbeiter*innen der VHS betreut.

 

Der Betrieb des Bildungsportals wird dauerhaft von der Stadt Aachen finanziert. Dies ermöglicht es, den gesamten Service, einschließlich redaktioneller Unterstützung und Angebotseinstellung, kostenfrei und ohne störende Werbeeinblendungen anzubieten. Das Portal richtet sich primär an die Zielgruppe 16+, wobei eine Ausweitung der Zielgruppe mittel- bis langfristig denkbar ist. Aufgrund rechtlicher Vorgaben erfolgt die Abwicklung von Angebotsbuchungen jedoch nicht direkt über das Portal, sondern wird an die jeweiligen Anbieterinnen weitergeleitet. Interessent*innen können derzeit auch nicht an öffentlichen Feedbackfunktionen teilnehmen, da diese von den Anbieter*innen ausdrücklich nicht gewünscht werden.

 

•         Plattform für Dialog- und Beteiligung: Beteiligungsportal

Das Beteiligungsportal der Stadt Aachen ermöglicht es allen Bürger*innen aktiv an Entscheidungsprozessen der Stadtverwaltung teilzunehmen. Es bietet eine Übersicht über Beteiligungsformate und eröffnet digitale Dialogräume. Über die Plattform können sich Nutzer*innen über aktuelle Themen informieren, an Umfragen teilnehmen und ihre Meinungen in formelle Beteiligungsverfahren einbringen. Zudem werden Dialog- und Beteiligungsveranstaltungen aufgeführt, bei denen Bürger*innen Ihre Meinung aktiv einbringen können.

 

•         Webseite der Stadt Aachen

Die zentrale Internetpräsenz der Stadt Aachen stellt einen umfassenden Zugang zu Informationen über Angebote, Dienstleistungen und Ansprechpersonen in der Stadtverwaltung bereit. Derzeit ist die Einführung eines städtischen Veranstaltungskalenders in Planung.

 

Die Angebote der freien Träger der Stadt Aachen werden teilweise in den betreffenden Arbeitsbereichen in Form von übersichtlichen Darstellungen aufgeführt, wie beispielsweise dem Familienwegweiser des Fachbereichs „Jugend und Schule“. Informationen zum Familienwegweiser und weiteren Broschüren für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Aachen finden Sie hier: www.aachen.de - Broschüren

 

Zusätzlich wird mit dem Aufbau des neuen Arbeitsbereichs „(Projektmanagement) Jugendpartizipation“ an einer jugendspezifischen Landingpage gearbeitet, auf der Veranstaltungen, Beteiligungsmöglichkeiten und weiterführende Informationen für junge Menschen gebündelt zur Verfügung gestellt werden sollen. Zudem ist ein Verweis geplant, der auf Angebote und bereits bestehende Broschüren und Informationswebseiten für Jugendliche hinweist. Dabei wird die Darstellungsform der Landingpage mit der Zielgruppe rückgekoppelt, um eine gute Nutzbarkeit zu gewährleisten und zusätzlich die Verbreitung zu unterstützen.

 

•         Serviceportal der Stadt Aachen

Das Serviceportal der Stadt Aachen fungiert als zentrales Portal für städtische Dienstleistungen des Bürgerservices.

 

Erhebung des Bedarfs und organisatorische Anforderungen für die Plattform

Die Idee, eine zentrale Plattform zur gebündelten Darstellung von Veranstaltungen und Angeboten für Kinder und Jugendliche in Aachen bereitzustellen, ist grundsätzlich zu begrüßen. Sie adressiert den nachvollziehbaren Wunsch nach Übersichtlichkeit und digitaler Sichtbarkeit insbesondere für die junge Zielgruppe. Jedoch ist die Umsetzung einer solchen Plattform mit erheblichen Herausforderungen verbunden – sowohl in der technischen Ausgestaltung als auch im laufenden Betrieb. Ein zentrales Thema ist die kontinuierliche Datenpflege und die Sicherstellung der Aktualität der angebotenen Informationen. Um einen echten Mehrwert zu erzielen, müssen die Träger, Initiativen und Organisationen ihre Angebote regelmäßig aktualisieren und die Kontaktdaten sowie Ansprechpersonen zuverlässig bereitstellen.

 

Ein weiteres Problem entsteht durch den doppelten Ressourcenaufwand: Viele Anbieter – einschließlich der Stadt Aachen – pflegen ihre Inhalte bereits auf bestehenden Plattformen oder Webseiten, wie etwa aachenerkinder.de. Die zusätzliche Pflege auf einer neuen Meta-Plattform würde einen wiederkehrenden Arbeitsaufwand für die Anbieter und die Stadtverwaltung bedeuten. Zudem berücksichtigt der Antrag nicht nur Angebote für Jugendliche, sondern auch für Kinder sowie Informationen für Erziehungsberechtigte, was die Komplexität der Darstellung und Pflege weiter erhöht.

Um den tatsächlichen Bedarf und die Umsetzbarkeit der Plattform systematisch zu erheben, sollten die Multiplikator*innen aus der Trägerlandschaft, Fachverbände und die Zielgruppe bereits in der Planung einbezogen werden. Ziel dieser Gespräche wäre es, Einschätzungen zur Notwendigkeit, Nutzbarkeit und inhaltlichen Vielfalt der Darstellungen (z. B. Ansprechpersonen, Dienstleistungen, Veranstaltungen, Ferien-, Angebote) sowie zu den praktischen Anforderungen und der technischen Umsetzung zu gewinnen.

 

Ergänzend dazu sollten Fachgespräche mit den Betreibern bestehender städtischer und nicht-städtischer Plattformen wie KingKalli oder aachenerkinder.de geführt werden, um Doppelstrukturen zu vermeiden und Synergien zu erkennen.

 

Vorgehensweise, Vergabeverfahren und Haushaltsplanung

Die Umsetzung eines solchen Vorhabens erfordert aus Verwaltungssicht mehrere vorbereitende Schritte und eine strukturierte Vorgehensweise.

 

Zunächst muss eine detaillierte Bedarfsanalyse durchgeführt werden, bei der Akteur*innen aus der freien Trägerlandschaft sowie die Zielgruppen selbst einbezogen werden, um den tatsächlichen Bedarf und die Anforderungen zu ermitteln. Basierend auf den Ergebnissen muss ein Konzept entwickelt werden, das sowohl die Ansprache der Zielgruppen als auch die Darstellung der verschiedenen Angebote berücksichtigt. Hierbei müssen auch technische Anforderungen sowie der notwendige Pflegeaufwand der Plattform definiert werden.

 

Sollte sich herausstellen, dass das Projekt umsetzbar ist, empfiehlt die Verwaltung, das Vorhaben in einem offenen Vergabeverfahren auszuschreiben. Dies ermöglicht es, verschiedene inhaltliche, technische und wirtschaftliche Ansätze zur Umsetzung des Vorhabens zu prüfen und den geeignetsten Anbieter auszuwählen.

Ein kontinuierliches Vorhaben dieser Art erfordert zudem eine langfristige Finanzierung, die in der Haushaltsplanung der Stadt Aachen berücksichtigt werden muss.

 

Es bleibt jedoch festzuhalten, dass die Stadt Aachen zum jetzigen Zeitpunkt weder die Bedarfsabsprache mit den Akteur*innen und der Zielgruppe noch die folgenden notwendigen Schritte eigenständig durchführen kann, da weder die personellen Kapazitäten noch die strukturellen Voraussetzungen vorhanden sind, um eine solche Plattform eigenständig zu betreiben und langfristig zu koordinieren. Auch die Qualitätssicherung und die inhaltliche Betreuung der Webseite würden mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden sein. Dies spräche für die Beauftragung eines externen Partners.

 

Fazit und Empfehlung der Verwaltung

Die Idee, eine zentrale Plattform zur gebündelten Darstellung von Veranstaltungen und Angeboten für Kinder, Jugendliche und Erziehungsberechtigte in Aachen zu schaffen, wird von der Stadtverwaltung als eine sehr wertvolle und zukunftsorientierte Initiative begrüßt. Sie trägt dem offensichtlichen Wunsch nach einer besseren Übersichtlichkeit und digitaler Sichtbarkeit Rechnung und könnte insbesondere für die junge Zielgruppe eine bedeutende Unterstützung bieten. Durch die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle, die verschiedene Angebote für diese Zielgruppen zusammenführt, würde die Reichweite und Sichtbarkeit von Angeboten erheblich gesteigert und ein effektiver Zugang zu wichtigen Informationen ermöglicht.

 

Bei einem derartig komplexen Vorhaben ist es jedoch notwendig, vor der Einrichtung einer zentralen Webseite für städtische und nicht-städtische Angebote eine gründliche Bedarfsanalyse sowie eine detaillierte Konzeptentwicklung durchzuführen. Diese sollte in enger Zusammenarbeit mit den Akteur*innen der freien Trägerlandschaft, der Zielgruppe und den Betreibern ähnlicher Webseiten erfolgen, um die tatsächlichen Anforderungen, den Ressourcenaufwand der Multiplikator*innen und den Bedarf präzise zu ermitteln.

 

Auf Grundlage der Ausführungen empfiehlt die Stadtverwaltung, keine direkte Finanzierung des Vorhabens mit einer jährlichen Summe von 24.853,80 € an einen bestimmten externen Träger – in diesem Fall die AWO – vorzunehmen. Das Vorhaben erfordert aus Sicht der Verwaltung den Einbezug relevanter Träger, Fachverbände sowie der Zielgruppe, eine detaillierte Planung und ein transparentes Vergabeverfahren.