Entscheidungsvorlage - Dez II/0013/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zu Kenntnis und empfiehlt dem Rat, die Anwendung von Stoffpreisgleitklauseln bei städtischen Vergabeverfahren entsprechend des ergänzenden Verlängerungserlasses des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen vom 22.Juni 2022 über den ursprünglichen Regelungsumfang hinaus auszuweiten und die empfohlenen Vergabeverfahren bis zum 31.12.2022 anzuwenden.

Der Rat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zu Kenntnis und beschließt, die Anwendung von Stoffpreisgleitklauseln bei städtischen Vergabeverfahren entsprechend des ergänzenden Verlängerungserlasses des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen vom 22.Juni 2022 über den ursprünglichen Regelungsumfang hinaus auszuweiten und die empfohlenen Vergabeverfahren bis zum 31.12.2022 anzuwenden.

Sibylle Keupen

(Oberbürgermeisterin)

Erläuterungen:

Aufgrund der erheblichen Materialpreissteigerungen die durch den Ukraine-Krieg einen neuen Höhepunkt erreicht haben, beschloss der Rat in der Sitzung vom 08.06.2022 eine Anpassung der städtischen Vergabeverfahren durch Einarbeitung von Stoffpreisgleitklauseln in zukünftige Verträge. Die Verwaltung sicherte im Rahmen der diesbezüglichen Sitzungsvorlage DEZ II/0012/WP18 zu, fortlaufend über die Resultate des geänderten Vergabeverfahrens zu informieren, sodass im Falle weiterer erheblicher Materialpreissteuerungen unmittelbar eine Gegensteuerung bzw. Korrektur des Vergabeverfahrens erfolgen kann und den Mitgliedern des Finanzausschusses auf Basis der gesammelten Erfahrungen spätestens zu dessen Sitzung am 20.09.2022 einen Entscheidungsvorschlag über die ggf. Fortschreibung oder Abschaffung der Stoffpreisgleitklauseln vorzulegen.

Die Anwendung der Stoffpreisgleitklausel sollte bislang gemäß Formblatt 225 VHB erfolgen. Nur wenn Kommunalspezifika, Verwaltungsaufbau und Organisation der kommunalen Auftraggeber im Land NRW sowie Besonderheiten des Beschaffungsbedarfs die Verwendung von abweichenden individuellen Regeln rechtfertigen, sollten diese den Ausschreibungen und Bauverträgen zugrunde gelegt werden. Die Anwendung von Stoffpreisgleitklauseln gemäß Formblatt 225 VHB entspricht der Praxis des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen für Baumaßnahmen des Bundes, welches mit Erlass vom 25.03.2022 entsprechende Vorgaben für von den Materialpreissteigerungen besonders betroffene Produktgruppen befristet bis zum 30.06.2022 gemacht hat. Mit Schreiben vom 01.04.2022 hat das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung NRW mitgeteilt, dass keine Bedenken gegen die Anwendung des Bundeserlasses bestehen.

Bei der praktischen Einführung der Stoffpreisgleitklausel stellte die fachübergreifende Arbeitsgruppe in der Verwaltung fest, dass das bisherige Formblatt 225 VHB und die Beschränkung der befristeten Sonderregelungen für die Produktgruppen Stahl und Stahllegierungen, Aluminium, Kupfer, Erdölprodukte (Bitumen, Kunststoffrohre, Folien und Dichtbahnen, Asphaltmischgut), Epoxidharze, Zementprodukte, Holz und gusseiserne Rohre) insbesondere bei der Beschaffung von Waren, welche aus verschiedenen Produktgruppen bestehen, ungeeignet ist.

1. Ergänzungen bzw. Änderungen durch den Erlass des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen vom 22.06.2022

Mit Erlass vom 22.06.2022 hat das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen erneut zu der Thematik der Materialpreissteigerung und der Anwendung von Stoffpreisgleitklauseln Stellung genommen. Dieses Schreiben enthält im Hinblick auf neue Vergabeverfahren insbesondere folgende - auch für die Stadt Aachen relevante - Änderungen bzw. Ergänzungen:

a)      Stoffpreisgleitklauseln sollen unter den Voraussetzungen der Richtlinie zu Formblatt 225 VHB auch für nicht im Erlass von 25.03.2022 ausdrücklich genannte Stoffe vereinbart werden, wenn die betreffenden Stoffe ungewöhnlichen Preisveränderungen ausgesetzt sind.

b)      Abweichend von Nummer 2.1 Buchstabe c) der Richtlinie zum Formblatt 225 des VHB sind Stoffpreisgleitklauseln während der Laufzeit des Erlasses bereits dann zu vereinbaren, wenn der Stoffkostenanteil des betroffenen Stoffes 0,5 Prozent der geschätzten Auftragssumme beträgt. Das gilt für die im Erlass vom 25.03.2022 ausdrücklich benannten Stoffe.

c)       Stoffpreisgleitklauseln sind künftig erst dann zu vereinbaren, wenn die geschätzten Kosten für den Stoff, für den die Gleitung vorgesehen werden soll, einen Betrag von 5.000- Euro überschreiten.

d)      Sollte der Basiswert 1 (also der reale Stoffpreis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung) nicht ermittelbar sein, wird eine alternative Möglichkeit zur Berechnung der Stoffpreisgleitklausel eingeführt. Diese Vereinfachung, bei der auf einen Basiswert 1 verzichtet wird, erfolgt über das neue Formblatt 225a VHB.

Bei dieser Alternative beruht die Berechnung der Mehr- oder Mindervergütung auf dem vom Bietenden kalkulierten und im Formblatt einzutragenden Stoffpreis(-anteil).

Vorrangige Verwendung findet jedoch das Formblatt 225. Das neue Formblatt 225a steht als Alternative dann zur Verfügung, wenn der Basiswert 1 – also der reale Stoffpreis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung - nicht ermittelt werden kann.

e)      Die Geltung des geänderten Erlasses wird bis zum 31.12.2022 verlängert.

Mit Erlass vom 27.06.2022 hat das MHKBG NRW die Verlängerung und Änderungen der Regelungen des BMWSB vom 22.06.2022 für den kommunalen Bereich erneut übernommen.

2. Vorschlag der Verwaltung

Aus Sicht der Verwaltung erleichtern die mit Erlass vom 22.06.2022 vorgenommenen Änderungen bzw. Ergänzungen die Vereinbarung von Stoffpreisgleitklauseln erheblich. Insbesondere in den Fällen, in denen der sog. Basiswert 1 (also der reale Stoffpreis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung) nicht ermittelt werden kann, kann nunmehr dennoch eine Stoffpreisgleitklausel gemäß dem neuen Formblatt 225a VHB vereinbart werden.

Darüber hinaus hat die Anwendung der Formblätter 225 und 225a VHB den Vorteil, dass es sich um den Bietern bekannte Regelungen handelt, für welche umfangreiche Anwendungshinweise des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen bestehen. Aufgrund der allgemeinen Anerkennung der Formblätter dürfte auch das Risiko von Beanstandungen im Rahmen von geförderten Maßnahmen minimiert werden.

Die Verwaltung schlägt daher vor, die in dem Erlass des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen vom 22.06.2022 enthaltenen Änderungen/Ergänzungen aufzugreifen und bei den städtischen Vergabeverfahren zeitlich befristet bis zum 31.12.2022 zur Anwendung zu bringen.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Die finanziellen Auswirkungen sind – wie auch in der letzten diesbezüglichen Sitzungsvorlage Dez II/0012/WP zur Sitzung des Finanzausschusses vom 31.05.2022 – abhängig von den nicht bezifferbaren Materialpreissteigerungen. Die Verwaltung wird die Mitglieder des Finanzausschusses fortlaufend über die Anwendung und die Wirkung der Stoffpreisgleitklausel informieren.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: